Postée il y a 23 heures
Vos missions seront les suivantes :
Missions permanentes
- L’accueil physique, le traitement et l’orientation des demandes faites aux services par les citoyens, élus, autres services, etc.
- Le traitement des appels et messages téléphoniques,
- La réception, l’enregistrement, le tri, la gestion des courriers (papier, mails, transfert interne par logiciel spécifique, etc.) de la direction incluant l’élaboration des réponses ou projets de réponse, redirection pour action, etc.,
- Le traitement et la circulation de l’information, des documents et des communications téléphoniques au sein de la direction et à l’extérieur,
- La rédaction des courriers du service incluant la rédaction depuis un dictaphone, la mise en forme de documents, notes, courriers, comptes-rendus, décisions, procès-verbaux,
- La rédaction des arrêtés de voirie et de travaux,
- Elaboration et suivi des tableaux de bord, outils de planification, rapport d’activités et de suivi de la direction,
- L’élaboration des projets de présentations powerpoint, de rapport en concertation avec le directeur,
- L’organisation des rendez-vous et des réunions incluant la réservation des salles,
- La préparation et suivi de dossiers (subventions, concessionnaires, etc.) à la demande du directeur,
- Le suivi et la gestion des indicateurs de gestion du service (suivi des courriers, des actions réalisées par la direction et le CTM, etc.),
- Le classement et l’archivage des documents,
- La reproduction des documents,
- La gestion des fournitures du service et matériels de bureau.
Missions occasionnelles
- Assure le remplacement du secrétariat du CTM lors de l’absence de celui-ci.
- Réalise à la demande l’autocontrôle des documents du service.
Profil : Issu(e) d’un BTS AM (assistant de manager), d’un DUT GEA (gestion des entreprises et des administrations) ou similaire.
Expérience : 10 ans minimum d’expérience dans le secrétariat et/ou dans l’assistance d’une direction d’un service technique communale.
Qualités et compétences requises :
- Utiliser les outils informatiques et les logiciels de bureautique,
- Maîtriser la rédaction de courrier depuis un dictaphone,
- Maîtriser parfaitement la rédaction de divers types de documents, l’orthographe, la syntaxe et la grammaire de façon autonome,
- Accueillir, filtrer et orienter les appels et les demandes téléphoniques ainsi que les personnes,
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel,
- Renseigner et s’adapter aux différents interlocuteurs,
- Maîtriser une bonne expression orale,
- S’organiser et prioriser les activités de secrétariat,
- Définir des priorités et gérer des urgences,
- Notions d'organisation et de gestion du temps de travail,
- Notions du fonctionnement des services de la collectivité.
Savoirs être attendus sur le poste :
- Capacité d'écoute et de communication,
- Sens de l'initiative et du travail en équipe.
- Respecter les obligations de confidentialité,
- Etre solidaire et respecter le devoir de réserve,
- Etre rigoureux, réactif et autonome,
- Travailler en équipe et assurer le reporting et la transmission d’informations,
- Résister à la frustration,
- S’exprimer aisément et garder son calme vis-à-vis d’interlocuteurs divers et parfois agressifs et/ou frustrés.
- Etre discret.
Rattaché(e) au directeur des services techniques et du cadre de vie, le(la) secrétaire assistant(e) de la direction des services techniques et du cadre de vie intervient sur l’ensemble des affaires courantes liées au travail de son directeur. Ses missions sont très variées allant bien au-delà des simples tâches de secrétariat.