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Activités principales
- Ouverture et fermeture des portes d'entrée de l'Hôtel de Ville
- Accueil du public : physique et téléphonique
- Renseignement du public : physique et téléphonique
- Orientation du public vers les services internes et les organismes externes compétents
- Affichage et actualisation des informations municipales
- Délivrance et réception de dossiers : tous dossiers téléchargeables sur le site internet de la ville
- Réception et expédition du courrier + colis
- Tableau hebdomadaire d'affranchissement
- Procédure de saisie des naissances
- Enregistrement et suivi du tableau en vue de la cérémonie des nouveaux habitants
- Prise des rendez-vous pour le conciliateur de justice
- Transmission des demandes et informations au Cabinet du Maire (tableau)
- Envoi de mails aux services pour la transmission d'informations et de demandes
- Demandes ponctuelles, suivi des demandes via service courrier.fr
- Élaboration de documents d'information à destination du public, de procédures internes et du répertoire téléphonique des services de la Mairie
- Rédaction de comptes-rendus et documents à la demande du Directeur, réalisation de travaux bureautiques divers
- Assistance ponctuelle dans les domaines état-civil, élections, funéraire-cimetière, affaires générales
- Gestion des demandes d’actes d’état-civil + dispatching du courrier auprès des agents dudit service
- Intégration des données d’état-civil, à destination de la Direction de la Communication
Conditions d’exercice
- Grande disponibilité et ponctualité exigées
- Présence le samedi matin (un sur deux, travail en binôme)
- Heures de travail basées sur les horaires d’accueil du public
Compétences requises :
• Savoir :
- Organisation et activités des services
• Savoir Faire :
- Utilisation de l'outil informatique : fonctionnement du standard et d'Internet
- Maîtrise du matériel d'affranchissement
• Savoir être :
- Très bonne présentation
- Qualités relationnelles et d’écoute (pédagogie, bienveillance, esprit d’équipe), savoir s’adapter aux interlocuteurs
- Être accueillant et disponible
- Qualités d'expression et de reformulation des demandes
- Capacités d'anticipation et de filtrage des demandes
- Facultés d'adaptation
- Rigueur et organisation
- Autonomie, polyvalence
- Capacités d’analyse et de synthèse – force de proposition
- Respecter la discrétion et la confidentialité
- Conserver la neutralité et l’objectivité en toute circonstance
- Maîtrise de soi : gestion des situations de stress et d’agressivité du public
Définition
Sous la responsabilité de la Directrice des Affaires Générales, l'agent a en charge l'accueil physique et téléphonique de l'Hôtel de Ville ainsi que la préparation administrative de dossiers en soutien des services de la Direction (Affaires Générales, Etat-Civil, Élections, Cimetière).