METROPOLE AIX-MARSEILLE-PROVENCE
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Instruire la partie administrative de la programmation annuelle du contrat de ville (référente DAUPHIN) et de l’exonération de la TFPB
Organiser le suivi administratif et financier de l’ensemble de la programmation du contrat de ville et de l’exonération de la TFPB.
Faire le lien avec l’ensemble des partenaires, centraliser et diffuser les informations à l’équipe.
Gérer la complétude administrative de la Programmation contrat de ville
Gérer l’ensemble de la procédure dématérialisée de dépôt des dossiers de demandes de subventions.
Informer et conseiller les opérateurs : accompagnement à la création de compte DAUPHIN, accompagnement aux différentes étapes de dépôt de projets, …
Suivre la phase d’instruction administrative sur MGDIS : prise en charge des dossiers sur le téléservice, vérification de leur complétude et gestion des contributions pour modifications, validation de la phase d’instruction, orientation des dossiers vers les agents concernés, inscription des dossiers sur l’instance délibérante idoine…
Réaliser des documents administratifs relatifs à l’ensemble des actions déposées en lien avec les chargés de mission : tableau de synthèse, tableau de recueils des avis, tableau financier, …
Organiser les instances de concertation et de validation relatives à la programmation (COTECH, COPIL).
Suivre les conventions de financement (circuits de signatures).
Saisir les comptes-rendus quantitatifs et financiers dans la base de données évaluation.
Gérer le suivi administratif de la Programmation TFPB
Centraliser les programmations annuelles des bailleurs dans le cadre de l’exonération de la TFPB et mettre à jour le tableau de suivi ainsi que le calendrier, mettre en forme le rapport annuel TFPB.
Organiser les réunions de travail nécessaires (Villes, Bailleurs, Etat, …).
Assurer le suivi des tâches administratives en lien avec les activités du Responsable et de l’équipe
Exécuter et suivre les procédures : assurer la gestion, la mise en circuit et le suivi des courriers (Airmess) et des parapheurs, le suivi des délibérations (DECADE) et la mise en signature des conventions.
Organiser et participer aux réunions internes et en rédiger les comptes rendus.
Réaliser, suivre et vérifier les commandes de fournitures, matériels, consommables et abonnements.
Assurer les tâches administratives, de contrôle budgétaire et de suivi de programmation en intérim ou en l’absence d’un gestionnaire administratif du service.
INSERTION/EMPLOI et PLIE
Assurer l’accueil téléphonique.
Traiter les courriers.
Gérer les aspects logistiques et administratifs (réservations de salles et véhicules, chrono, fournitures, congés, transmission des informations, …).
Gérer les rapports présentés en Bureau et Conseil de Métropole.
Préparer les conventions des dossiers subventionnés.
Assurer le suivi administratif des conventions.
Assurer la préparation administrative des dossiers de subvention.
Intervenir sur les logiciels métiers.
Trier, classer et archiver les documents.
Participer à la dynamique d’animation territoriale de proximité
Participer aux temps forts dans le cadre du suivi des actions. Participer aux temps de travail liés à la démarche d’animation territoriale (séminaires…)
Assurer des permanences délocalisées pour accompagner les opérateurs dans leurs démarches administratives.
Relais avec la Direction
Assurer l’interface avec la Direction en matière de ressources humaines (procédure de recrutement, gestion des différentes campagnes, formation, suivi du dossier de l’agent), de gestion des temps (SATURNE), de mise en œuvre des procédures diverses.
Gérer l’agenda, les dossiers et organiser les déplacements du responsable.
Organiser des réunions.
Assurer l'accueil téléphonique et physique.
BAC OU AVEC EXPERIENCE EQUIVALENTE
Dans le champ de la politique de la ville du secteur SUD-EST 1 (51 % ETP) et du secteur SUD-EST 2 (49 % ETP), organiser, maîtriser, sécuriser et être garant du suivi administratif et financier de la programmation du Contrat de Ville, de la TFPB et des subventions de droit commun. Mettre en œuvre les procédures d’instruction, de contrôle et de suivi des dossiers de demande de subvention dans le cadre de la règlementation de la politique de la ville et de la réglementation financière des subventions financières.
Assurer les tâches administratives de l’équipe et l’interface avec la direction, les associations, les conseils citoyens et les partenaires institutionnels.