Au sein du département de développement des publics, le (la) chargé-e des réservations effectue et assure le suivi des réservations de visites, ou d’ateliers, des groupes tout public, et assurera les missions suivantes :
1 - Répondre aux demandes des groupes
· Gérer les demandes de réservation par téléphone ou par mail, informer sur l’activité du CNCS (expositions, visite guidée, ateliers…)
· Gestion des réservations en fonction du planning sur GTS
· Etablissement et envoi des devis via le logiciel GTS
· Transmission des bons de commande au service comptabilité
2 – Assurer le suivi les réservations
· Suivi des devis dans les délais imposés
· Relance pour confirmation
· Validation après confirmation sur les plannings
· Classement et archivage des dossiers
· Suivi des annulations
3 - Transmettre les informations sur les réservations de groupes
· Informer les responsables (service médiation et développement des publics) des annulations et changements de dernière minute.
· Préparer un récapitulatif des réservations du weekend avec les dossiers pour l’accueil.
· Par le biais du devis de réservation informer les guides et intervenants des demandes particulières ou spécificités du groupe.
Le profil recherché
- Profil : formation administrative et commerciale / BTS Tourisme
- Expérience dans ce type de mission
- Organisation et rigueur
Univers de tourisme
Culture