ACTIVITÉS
GENERAL
Suivi des tableaux de bord d’activité du service
Communiquer et dupliquer les dossiers pour les services concernés
Informer les personnels et les usagers de la structure
Archivage classement
MARCHES PUBLICS :
Assurer un soutien administratif et logistique lors des différentes phases de passation des marchés publics :
› Instruction du projet de marché
Pré-saisie des pièces administratives (règlement de consultation, CCAP, acte d’engagement)
Garantie et contrôle des circuits de validation
› Phase consultation
Préparation de l’avis de publicité et dématérialisation de la consultation
Suivi des questions des candidats
› Ouverture des plis et vérification de la recevabilité administrative des candidats
› Examen des Offre – Phase d’analyse et de négociation
-Préparation des différents courriers et gestion des signatures
- Transmission des pièces aux services opérationnels
› Commission d’appels d’offres
Gestion des convocations et préparation des commissions
› Attribution : Préparation – Rejets – Notifications
Préparation des différents courriers / documents d’attribution et gestion des signatures
Transmission des données au contrôle de légalité via Fast
› Formalités Post Notification : transmission flux PES, préparation open data, avis d’attribution, recensement économique de l’achat public
› Suivi de l’exécution administrative des marchés :
Gestion des reconductions, soutien administratif pour la gestion des avenants , acte de sous traitance, cession de créance
Affaires Juridiques / Assurance :
Assistance administrative générale, prise de rendez-vous, transmission d’informations, préparation de dossiers
Gestion des sinistres et transmission des éléments aux assureurs
RESSOURCES HUMAINES :
› Plan de formation
Aide à l’évaluation du besoin de formation et à la conception du plan de formation
Demande de devis aux entreprises
Comparatif des devis de formation
Tableau de suivis des formations et des habilitations
Classement des attestations de formation et titre d’habilitation dans les dossiers agents
› Entretien Individuel
Rédaction des convocations des agents aux entretiens individuels
Aide à la mise en place du planning d’entretien
Création du dossier agent et évaluateur
Transmission du dossier à chaque agent
› Comité technique
Aide à la rédaction des comptes rendu
› Visite médicale
Suivi des visites médicales agents
Convocation des agents aux visites médicales
SAVOIRS SOCIOPROFESSIONNELS
- Procédures de gestion et d’instruction administratives
- Procédures de contrôle
- Tableaux de bord et indicateurs
- Actes et écrits administratifs
- Règles de classement et d’archivage
- Techniques et outils de planification
SAVOIRS GENERAUX
- Rôles et attribution des différents services et opérateurs des procédures d’instruction
- Connaissance de base de la règlementation du domaine d’intervention
- Techniques rédactionnelles
- Communications orales et écrites
Participe à la mise en œuvre de la politique d’achats de la collectivité
Assiste la responsable de service dans la coordination, la passation et le suivi administratif et financier des marchés gérés par le service,
Soutien administratif dans le suivi des affaires juridiques
Suivi des sinistres d’assurances de la collectivité (hors statutaire)
Assure le traitement et la gestion des dossiers en matière de gestion des ressources humaines dans le respect des procédures et des dispositions réglementaires