• Assurer l’accueil physique et téléphonique du public :
o Accueillir, renseigner et orienter le public sur place ou par téléphone ;
o Assurer un accueil de qualité valorisant l’image de la commune ;
o Renseigner sur l’organisation et le fonctionnement de la commune (connaître l’organigramme et les missions des différents services) ;
o Orienter le public vers les services ou les organismes compétents ;
o Recevoir, filtrer et orienter les appels ;
o Identifier et gérer la demande et son degré d’urgence ;
o Gérer le courrier entrant/sortant ;
o Gérer l’état civil (actes de mariages, décès, naissance, reconnaissance…) ;
o Participer à l’organisation matérielle du recensement militaire ;
o Gérer l’espace numérique, accompagnement personnalisé pour conseiller et guider les usagers (ANTS.gouv.fr) ;
o Rédiger les arrêtés pris par le Maire (débit de boisson).
• Aider à la gestion des moyens matériels :
o Gérer la réservation des salles et du minibus, tenir le planning ;
o Assurer le classement et l’archivage des documents administratifs et techniques à la charge de l’agent.
• Assurer la gestion des demandes d’urbanisme :
o Délivrer des dossiers et aider à leur compréhension et rédaction (déclarations préalables, permis de construire, certificats d’urbanisme et déclaration d’intention d’aliéner…) ;
o Contrôler les pièces, transmettre les dossiers d’urbanisme aux organismes extérieurs et gérer les arrêtés en lien avec l’urbanisme (dossiers « simples ») ;
o Rédiger des attestations et des courriers divers ;
o Rédaction des arrêtés liés à l’urbanisme et à la voirie ;
o Préparation de documents administratifs liés aux enquêtes publiques ;
o Délivrer les plans du cadastre.
• Assurer la gestion du cimetière :
o Tenue des registres et mise à jour du plan ;
o Enregistrement des actes de concession ;
o Préparation d’un règlement.
• Rendre compte des activités menées et participer à l’analyse des activités.
• Compétences techniques :
o Connaître l’environnement institutionnel et les processus décisionnels des collectivités locales ;
o Connaître les missions des administrations et partenaires publics ;
o Connaître le cadre règlementaire des actes administratifs : état civil, législation funéraire, élections, droit d’occupation des sols ;
o Connaître les techniques de rédaction administrative ;
o Connaître les procédures comptables financières ;
o Connaître le statut de la fonction publique territoriale et le cadre réglementaire de la rémunération ;
o Maîtriser les outils informatiques et être à l’aise avec les outils de dématérialisation en général (logiciel Berger-Levrault serait un plus).
• Compétences relationnelles :
o Sens du contact et du dialogue, de l’écoute, diplomatie ;
o Savoir gérer les situations de stress et les publics difficiles ;
o Esprit d’équipe ;
o Polyvalence, flexibilité ;
o Capacité d’adaptation ;
o Sens de l’organisation et de la rigueur, autonomie, savoir gérer son temps, ponctualité ;
o Aisance au niveau de l’expression écrite et orale ;
o Sens du service public ;
o Discrétion professionnelle, secret professionnel et devoir de réserve ;
o Capacité à être force de propositions ;
o Curiosité.
En remplacement d'un agent en congé maternité la collectivité recrute un agent de gestion administrative afin d'assurer les missions d'accueil, d'état civil et d'urbanisme jusqu'en septembre 2025.
La date de la prise de poste dépendra de la date de départ de l'agent en congé maternité, mais afin d'avoir un doublon pour former la personne recrutée, au plus tard l'arrivée aura lieu en avril.
L’agent de gestion administrative aura en charge les missions principales suivantes :
- Assurer l’accueil physique et téléphonique du public ;
- Assurer la gestion de l'état civil ;
- Aider à la gestion des moyens matériels ;
- Assurer la gestion des demandes d’urbanisme
- Assurer la gestion du cimetière.