Poste ouvert aux fonctionnaires et contractuels.
Activités du poste :
- Etat-Civil : préparer les dossiers et cérémonies de mariage, de PACS et de baptêmes civils ; établir les actes de reconnaissance, de mariage, de PACS, de décès ; mettre à jour les registres et livrets de famille.
- Cimetière : contrôler et délivrer les diverses autorisations tant auprès des pompes funèbres qu'aux agents chargés de la police des cimetières. Attribuer ou renouveler les concessions funéraires et mettre à jour le fichier du cimetière (autorisation de travaux, concessions, titres de recettes) - hors procédure de reprise des concessions.
- Affaires générales : Accueil physique et téléphonique des usagers (renseignement de la population), Cartes Nationales d'Identité (C.N.I), Passeports, débits de boisson, recensement militaire. Traitement du courrier et enregistrement des courriers à l'arrivée et au départ. Distribution du courrier électronique. Gestion des animaux errants. Gestion des cérémonies (8 mai et 11 novembre) et des fêtes (Vœux du Maire et repas des ainés) : envoi des invitations, éditions de listes. Tenue du registre des objets trouvés. Recueil, traitement et suivi des informations nécessaires au fonctionnement administratif de la Collectivité.
- Location de salles et matériels ainsi que la facturation.
- Gestion des assurances (biens, responsabilité civile) : déclaration des sinistres et suivi des dossiers jusqu'au paiement.
- Publication des actes (délibérations et arrêtés) et des formalités administratives, dépôt au contrôle de légalité de la Préfecture (SLOW).
- Centre Communal d'Action Sociale (CCAS) : gestion des demandes et suivi (courrier, édition des bons et suivi dans un tableau).
- Relation avec les associations ainsi que la gestion de leurs demandes de subventions annuelles.
Compétences nécessaires pour la tenue du poste :
- Savoir-faire :
Connaissances et application de la législation en vigueur afférente aux diverses compétences du service.
Rigueur, sens de l'organisation, autonomie, polyvalence, réactivité, neutralité, devoir de confidentialité, esprit de synthèse, savoir gérer les priorités, capacité à assurer un suivi des affaires en cours, qualité de l'accueil des usagers, respect des délais réglementaires, maitrise des outils informatiques (Word, Excel, publipostage), des logiciels métiers (Berger Levrault, .), rendre compte de façon synthétique au Maire ou élus de toute information pouvant avoir une incidence sur la vie de la Commune ou des citoyens.
- Savoir être :
Disponible, souriant(e), discret(e), dynamique, savoir travailler en équipe, d'égale humeur envers ses interlocuteurs (usagers, collègues, élus, entreprises) quelle que soit la charge de travail du moment, force de proposition en matière d'amélioration de l'organisation interne du service et de simplification des procédures internes tout en respectant le cadre réglementaire, sens de l'intérêt général et sens aigu du service public.
Relations fonctionnelles :
- Adjoints et élus
- Prestataires de services et entreprises
- Contact direct avec le public
- Collaboration avec les administrations
- Associations
Poste à pourvoir au 1er mars 2025.
Candidatures avec curriculum vitae et lettre de motivation avant le 7 février 2025, par courrier à la Mairie ou en postulant en ligne.
Experience: Débutant accepté
Compétences: Gestion administrative du courrier,Utilisation de logiciels spécialisés,Bureautique et outils collaboratifs,Corriger et mettre en forme un document,Utiliser les outils numériques,Numériser des documents, médias ou supports techniques,Accueillir, orienter, renseigner un public,Archiver,Mettre en forme un document,Contrôler la conformité des données,Mettre à jour un dossier, une base de données,Diffuser une information, une publication
Qualification: Employé non qualifié
Secteur d'activité: Administration publique générale
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Experience: Débutant accepté
Compétences: Gestion administrative du courrier,Utilisation de logiciels spécialisés,Bureautique et outils collaboratifs,Corriger et mettre en forme un document,Utiliser les outils numériques,Numériser des documents, médias ou supports techniques,Accueillir, orienter, renseigner un public,Archiver,Mettre en forme un document,Contrôler la conformité des données,Mettre à jour un dossier, une base de données,Diffuser une information, une publication
Qualification: Employé non qualifié
Secteur d'activité: Administration publique générale
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.