Postée il y a 9 jours
MISSION 1 – POLE VIE LOCALE
=> appui au sport et à la vie associative
Sous l’autorité de la directrice du POLE VIE LOCALE :
1. Bases de données liées au sport et à la vie associative :
(liste non exhaustive)
o Fichier confidentiel Associations (mail et téléphone)
o Fichier association pour diffusion administrés
o
2. Evènements liés au sport et à la vie associative :
(liste non exhaustive)
· forum des associations
· récompenses des bénévoles
· les lotos du jeudi
· les lundi sport
3. Gestion des dossiers de demande de subvention
4. Evènements liés au pôle vie locale :
(liste non exhaustive)
· cérémonie citoyenne (avec remise de la carte électeur)
· cérémonie des nouveaux nés (lié aux actes de naissance)
5. Autres types d’évènement :
Etat des lieux entrée-sortie
6. Documents à établir, mettre à jour :
(liste non exhaustive)
état des lieux (fiche)
convention de mise à disposition SALLE
convention d'objectif
label vie active et sportive
label ville, vivez, bougez
MISSION 2 – POLE AFFAIRES GENERALES
=> chargé d’accueil et appui à la population
Sous l’autorité de la responsable du service Population :
Activités
Accueil physique et téléphonique du public
Renseignement et orientation du public
Gestion et affichage d'informations
Etat civil
• Gestion des titres sécurisés au Dispositif de Recueil (dépôt et remise)
Funéraire
Gérer les opérations funéraires et se charger de les enregistrer dans le logiciel dédié : les enterrements, les exhumations, les crémations, les dispersions de cendres.
Gérer les concessions, il se charge de leur attribution, de contrôler leur état (abandonnée) afin d’en informer la mairie, de répertorier celles qui arrivent à terme
Superviser les travaux (en lien avec les marbriers) dans l’enceinte du cimetière et veiller au respect de la réglementation en vigueur et du règlement intérieur du cimetière.
Reprise des concessions en l'état d'abandon du cimetière de la commune.
Assister la responsable du service pour l'ensemble de la procédure de reprise des concessions funéraires présumées en état d’abandon.
Mettre à jour une base de données de ces reprises des concessions, vérifier les informations administratives s’y rapportant (consultation des actes, des registres au sein du service et aux archives ; visite sur le terrain, appels téléphoniques auprès des propriétaires…).
Rédiger les courriers auprès des propriétaires (ou ascendants, descendants, successeurs…) selon des modèles conformes à la procédure de reprise des concessions.
Poser et vérifier les affiches des avis, des plaquettes sur le terrain (en lien avec les services Techniques) à l’entrée du cimetière et au niveau des concessions.
Réaliser des photographies par concessions référencées.
Préparer et réaliser les avis publics, les certificats d’affichage, les procès-verbaux de constats d’abandon et d’entretien.
MISSION 3 – POLE COHESION SOCIALE ET SANTE
=> appui à la vie sociale
Sous la responsabilité de la directrice du POLE COHESION SOCIALE ET SANTE :
Bases de données liées à la vie sociale
(liste non exhaustive)
o Fichier Canicule
o Fichier Seniors (mail et téléphone)
Evènements liés à la vie sociale :
(liste non exhaustive)
o Boîtes solidaires Noël
o Thé dansant
o Goûter vidéo
o Octobre rose
o Semaine bleue
o Bourse au permis
o Banque alimentaire / collecte nationale
o Repas des aînés
COMPETENCES
Règles strictes de discrétion à respecter.
Les assistants administratifs compétents ont de solides aptitudes d’organisation, de communication, mais aussi de bonnes capacités d’adaptation et d’écoute. Ils ont un grand souci du détail et sont polyvalents. Les principales qualifications des assistants administratifs comprennent :
• la connaissance des outils bureautiques (traitement de texte, tableurs, PowerPoint…) ;
• la connaissance des systèmes informatiques ;
• de bonnes capacités de communication écrite et orale ;
• la précision et la minutie ;
• de l’organisation et de l’autonomie ;
• le sens des priorités et du respect des échéances ;
• un caractère réactif et à l’écoute.
Intitulé du poste : Assistant(e) administratif(ive)
Informations RH :
Lien hiérarchique : sous autorité de la Directrice du Pôle Vie Locale (congés et entretien annuel inclus)
Situation statutaire du poste :
Catégorie : C
Filière : Administrative,
Cadre d'emploi : adjoint administratif
Temps de travail : Temps complet et modulable, 1607 heures annuelles
Horaires de travail :
Du LUNDI au VENDREDI
Les horaires sont variables et modulables en fonction des nécessités de service.
Description du poste :
Un assistant administratif gère de nombreuses fonctions administratives de support essentielles et variées.
Poste multitâche et central, ses missions visent la bonne organisation interne de la structure et comprennent entre autres la gestion bureautique, la préparation, le tri et l’archivage de documents et la communication d’informations.
Les tâches et responsabilités d’un assistant administratif peuvent inclure :
• le traitement administratif de dossiers et du secrétariat ;
• l’organisation des agendas, réunions, rendez-vous, le suivi de dossiers, de plannings, de bases de données ou de tableaux de bord ;
• la gestion des mails et du courrier ;
• l’accueil téléphonique et physique ;
• la communication d’informations en interne ;
• la saisie de données ;
• la rédaction de documents et de lettres ;
• la commande de fournitures.
Les responsabilités quotidiennes de l’assistant administratif varient, et peuvent aller jusqu’a de l’assistance logistique pour les évènements organisés par le pôle concerné.