Métier
Assistanat secrétariat - secrétariat
Intitulé du poste
PIC - Secrétaire RH F/H
Type de contrat
Titulaire ou CDD
Rémunération
21 700 € net annuel
Télétravail
Non
Présentation du service
Composition de l’équipe
- 1 Directeur adjoint du PIC, en charge des Ressources Humaines (DRH)
- 1 Responsable des Ressources Humaines
- 2 Secrétaires RH
- 2 Gestionnaires RH
- 1 Gestionnaire Gestime
- 1 Médecin du travail
- 1 Infirmière du travail
- 1 Assistante sociale
LIAISONS
HIERARCHIQUE :
- Le directeur adjoint du PIC, chargé des Ressources Humaines (DRH) ;
- La responsable des Ressources Humaines (RRH).
FONCTIONNELLES :
Internes APHP :
- L’équipe de la DRH du PIC ;
- L’ensemble des responsables des services du PIC ;
- Les directions du siège et les hôpitaux de l’AP-HP.
Externes :
- Les centres hospitaliers
- Les collectivités territoriales
- France Travail
- Sociétés d’intérim du marché
- URSAFF
Vos missions
Mission générale du poste :
La secrétaire DRH assure, sous la responsabilité de la RRH, le secrétariat de la Direction des Ressources Humaines. Elle facilite la mise en œuvre des décisions du DRH et du RRH et coordonne l’ensemble des tâches du secrétariat. Elle est l’interlocuteur privilégié des différents services de la DRH et de la direction du PIC.
MISSIONS PERMANENTES :
Accueil physique et téléphonique, information et conseil auprès des interlocuteurs internes et externes :
- Renseigner et orienter les différents interlocuteurs
Courrier :
- Réception, enregistrement chrono, dispatching
- Réponse aux demandes de quotité, de disponibilité, de présence parentale, …
Intérim :
- Suivi des demandes journalières ;
- Commandes prévisionnelles sur SAP
- Contact avec l’agence d’intérim au marché ;
- Contrôle des relevés des présences/absences (RHI / émargements) et envoi au service économat PIC + agence d’intérim.
Recrutements :
- Recrutements et mobilités des agents.
- Publications internes et/ou externes
- Tableaux de suivi Recrutements + Flux Entrées/Sorties
RCA :
- Recueil des besoins auprès des cadres et suivis des demandes ;
- Contact des candidats pour recrutements ;
- Recueil et contrôle des documents administratifs pour transmission à la gestion
- Suivis des évaluations.
Médailles institutionnelles AP-HP :
- Réception des demandes et contrôle des documents nécessaires ;
- Recensements des demandes sur tableaux de suivi par promotion ;
- Transmissions auprès de l’AGOSPAP ;
- Suivi des retours puis dispatching ;
- Commandes sur SAP.
Cartes professionnelles (CPE) :
- Tableaux de suivi.
- Commandes (1ère demande - renouvellement et déclarations incidents) ;
- Demande de photos auprès de l’encadrement ou planification des créneaux ;
- Activation de la CPE auprès de la Régie du Siège ;
- Commandes de consommables (pièces détachées machine à cartes, tour de cou, porte cartes, etc.) ;
- Demande d’intervention auprès de SCOPUS puis du service informatique du Siège ou de Cartes GAIAP.
Entretiens professionnels :
- Réception et dispatching des fiches d’entretien professionnels auprès des responsables de services ;
- Tableau de bord de suivi des retours ;
Organiser et préparer des réunions internes et externes :
- Prise de rendez-vous, coordonne les agendas
- Prise de notes et rédaction de comptes-rendus
- Suivis des décisions
Opérations de secrétariat RH :
- Rédaction et diffusion de notes diverses DRH, Siège, …
- Suivi des Temps Partiels Thérapeutiques (TPT) ;
- Photocopies, rangement ;
- Diffusion du suivi médical (fiches de liaisons du comité médical, des médecines du travail et statutaire) ;
- Commandes SAP ;
- Dématérialisation ou photocopies et archivage.
MISSION PONCTUELLE :
Polyvalence au sein du secrétariat, notamment pendant les congés annuels ou autres absences.
Profil recherché
COMPETENCES REQUISES
Savoir-faire requis
- Utilisation bureautique informatique WORD, EXCEL et logiciels métiers (HRA, SAP, …) ;
- Accueillir, informer et orienter les professionnels ;
- Utiliser des techniques de communication.
Connaissances associées
- Connaissance des bases du statut la fonction publique hospitalière ;
- Connaissance du fonctionnement et de l’organisation de l’AP-HP ;
- Connaissance des organisations et fonctionnement du PIC, et des spécificités des personnels ouvriers et techniques.
Qualités professionnelles requises
- Secret professionnel, discrétion et droit de réserve ;
- Sens du travail en équipe ;
- Rigueur et méthodologie ;
- Réactivité dans la gestion urgente des dossiers ;
- Priorisation et actualisation des dossiers confiés.
PRE-REQUIS
Nature et niveau de formation pour exercer le métier :
- BAC / BAC PRO / BTS SECRETARIAT
Expérience dans le domaine du secrétariat
EVOLUTION
- Évolution statutaire
Horaires de travail
Temps plein - 100 % - 9H00 à 16H36 - 38 heures - 7h36
Vos avantages à l'AP-HP
- Un accès aux formations internes (formations métiers, management…),
- 19 jours de RTT, en plus des 25 jours de congés
- Accès aux activités sociales, culturelles, à des réductions, ...
- Pour les enfants, crèches internes et possibilité de bénéficier du supplément familial de traitement.
- Remboursement Pass Navigo à 75 %
SCB Site Salpêtrière
- Accès par la Gare d’Austerlitz OU par le Bus Ligne 57 - Arrêt Saint-Marcel - La Pitié OU Ligne 89 - Arrêt Vincent Auriol OU par le métro Ligne 5 - Arrêt Saint-Marcel OU Ligne 6 - Arrêt Chevaleret
Service d'affectation
Direction des Ressources Humaines
Référence de l'offre
2025-14679