Postée il y a 24 heures
• Accueil physique et téléphonique
• Courrier entrant
• Mails entrants
• Assure le classement et l'archivage (papier et informatique) en appliquant les procédures existantes, en vérifiant la complétude des éléments.
• Assure la gestion administrative du personnel de l'agence, absences, congés et transmet au Siège les informations.
• S'occupe d'une partie de la gestion des locaux de l'agence (relation avec gestionnaire des parties communes, service de ménage, la Poste, services généraux...) et en réfère au directeur de l'Agence ou service concerné du Siège.
• Organise certaines réunions et en assure, selon demande, la prise de notes et le compte-rendu ou le simple relevé de décisions.
• Etablir listing et connaitre les affaires de son CGA, les intervenants et l'avancement
• Assure la continuité du secrétariat avec les autres assistant(e)s / secrétaires d'agence
Pour la partie « assistance au développement » :
o Effectuer la détection des affaires par la lecture de revues spécialisées
o Analyse de ces AO en précisant les spécificités
o Propose une liste de prestataires spécialisés à contacter
o Contacte les partenaires pour la constitution d'équipe pour répondre aux dossiers d'appels à candidatures et d'offres.
o Etablit par anticipation les dossiers de candidatures (en autonomie) et d'offres (avec l'appui du Directeur ou d'un Chef de Projet).
o Transmet les dossiers de candidature suivant les modalités convenues avec les partenaires (par mail, wetransfer, dl.berim.net, et suivant dates convenues), s'assure de la bonne réception, conserve une copie du dossier et de la transmission en numérique.
o Tiens à jour un tableau de bord des candidatures en cours, réalisées et leur résultat (en cas d'échec, noms des lauréats pour contact ultérieur)
o Création et mise à jour (tous les 6 mois) des fiches de références des opérations dès l'obtention du contrat ou ouverture de référence (avec accord du directeur).
o Met à jour les CV (tous les 6 mois) du personnel de l'agence pour la constitution des dossiers de candidatures.
Pour la partie « assistance à la production » :
o Ouverture du numéro d'affaire via Pythagore + création des dossiers affaires et contrats sur serveur.
o Relance, obtention, enregistrement, communications des documents contractuels signés.
o Assiste le CP / RCGA / responsable de pôle, pour la réunion de lancement
o Est responsable de la bonne saisie et de la mise en forme des dossiers, de la rédaction des lettres d'accompagnement
o Etablit des tableaux comparatifs divers
o Etablit des demandes de sous-traitance, en effectue le suivi (DR, DG) avec le CP ou spécialiste
o Transmet à nos clients nos documents administratifs à jour (assurances, RIB, qualifications …)
o Assure l'obtention des certificats de capacité en fin de mission avec l'aide du CP.
o Pour la partie gestion financière via PGI (Pythagore)
Profil :
Bureautique (word, excel, powerpoint, outlook et Pythagore)
Environnement général : Code des marchés publics, Loi MOP, juridique
Environnement spécifique : Architectes locaux et nationaux, constructions et techniques
Communications écrite et orale : Orthographe, expression orale
Communication par oral, téléphone, visioconférence
Communication par mail et par courrier
Gestion des priorités, différenciation de l'urgent et de l'important