Assistante du Directeur Général des Services :
Accueil teléphonique et physique
Gestion de l'agenda
Préparation des réunions
Point agenda hebdomadaire avec le Maire et les membres du Cabinet et suivi des échanges
Secrétariat des CODIR
Suivi des congés des cadres et, le cas échéant, ceux des responsables des services rattachés
Gestion des parapheurs
Gestion des courriers entrants et sortants
Tri, classement et archivage des dossiers
Gestion des demandes de fournitures et d'interventions sur process
Transmission des informations sur la tenue des réunions au standard
Réalisation de divers travaux de bureautique : rédaction et mise en forme de documents (courriers, bordereaux, tableaux de bord, Compte-rendu, rapports, notes
Secrétariat général :
Toutes tâches et activités relevant du secrétariat Général, en tant que de besoin : Accueil téléphonique et physique du secrétariat général, préparation et suivi des séances du conseil municipal (de la mise en forme des projets à inscrire à l'ordre du jour des séances à la dématérialisation des décisions et l'archivage de la séance), gestion des demandes de fournitures et d'interventions sur process, des salles de réunions, aide à la préparation des scrutins. ..
Activités spécifiques
Supervision du service jusqu'à autonomie de l'agent positionné sur cette mission
Présence lors des scrutins électoraux sur une large amplitude horaire
Participation à la gestion des évènements météorologiques dangereux au sein du PCC (standard de crise)
SAVOIRS SOCIOPROFESSIONNELS • SAVOIRS GENERAUX •
Notion d'organisation et de gestion du temps de travail Technique de secrétariat et règles d'expression orale et écrite de qualité
Connaissance des outils informatique. de base (Word. Excel
Maitrise des techniques de recherche documentaire
Cadre réglementaire des archives
Connaître ou savoir trouver les durées d'utilité administrative.
Technique de classement, d'organisation, de côte des documents, de rédaction de bordereaux documentaires, et d'archivage en général
Connaissances de base sur l'organisation judiciaire
(distinction entre l'ordre judiciaire et administratif) et des différentes instances.
Connaissances des règles de bases en matière de relation entre l'administration et l'usager. Techniques de communication
Techniques et outils de gestion et d'organisation de l'activité (tableaux de bord)
Capacités de travail en transversalité, d'analyse de rédaction
Rigueur, disponibilité et grande discrétion
Diplômes ou permis obligatoires : Formation nécessaire :
Formations internes
Conditions particulières d'exercice du métier :
Travail en bureau ; déplacements éventuels horaires avec amplitude variable en fonction des obligations de service public et des pics d'activités liés aux réunions de l'assemblée délibérante, aux élections ou à l' actualité. Forte disponibilité. Devoir de réserve et sens du service public
Placé sous la responsabilité du Directeur Général des Services. l'agent exerce des missions au sein du secrétariat général avec pour activité principale d'assister le DGS.