Assistanat secrétariat - secrétariat F/H

Les missions du poste

Métier
Assistanat secrétariat - secrétariat

Intitulé du poste
Assistanat secrétariat - secrétariat F/H

Type de contrat
Titulaire ou CDD

Télétravail
Non

Présentation du service

Placé sous la responsabilité de l’ingénieur maintenance, le service technique réalise des missions relatives à l’entretien et à l’amélioration du patrimoine et à la continuité d’exploitation des installations techniques.

Le service comprend 19 collaborateurs répartis sur 2 départements : travaux et maintenance plus parc-jardin.

L’assistante du Directeur des Investissements coordonne les secrétariats de la Direction des Investissements, des Services Techniques de MONDOR et CHENEVIER.

Vos missions

Mission générale du poste :
- Assurer la permanence du secrétariat dans le respect des procédures mises en place.

Missions permanentes :
- Assister l’ingénieur du site dans les prises de rendez-vous et la gestion de son planning,
- Pour le service, rédiger, frapper, saisir, mettre en page, les comptes rendus, courriers et documents divers.
- Enregistrer et distribuer le courrier,
- Classer et archiver les documents et dossiers,
- Assurer la réception des appels du secrétariat ainsi que du téléphone des « urgences bâtiments,
- Utiliser l’outil SAPHIR notamment :

. dans la saisie des Ordre de Travail émanant des appels d’urgences électricité, plomberie, bâtiment,

. dans la transformation des demandes d’interventions en ordres de travail, édition des bons et ventilation vers les différents secteurs,

. Commande des fournitures (DA) auprès du magasin hôtelier.
- Gestion du planning des agents du service technique sur GESTIME ainsi que le planning de garde,
- Prise du 85 en l’absence de secrétaire au service technique HMN.
- Gestion administratives et suivi des commandes hôtelières

Missions ponctuelles :
- Mise à jour des badges,
- Formation à SAPHIR de personnes du service,

Profil recherché

BAC + 2
- Maitrise de la bureautique (word, excel, power point, outlook),
- Capacité rédactionnelle,
- Gestion d’un secrétariat,
- Connaissance de l’institution,
- Formation et expérience en secrétariat

Horaires de travail
8h30 - 16h06 (temps du repas 30min)

Description de l'hôpital
Le groupe hospitalo-universitaire (GHU) Henri Mondor se compose de 5 établissements, géographiquement répartis sur le 94 et le 91.
Son offre de soins destinée aux adultes couvre 58 spécialités, organisées en 8 Départements Médicaux Universitaires (DMU) structurés selon les filières de soins sur le territoire. Le GHU dispose de plus de 2 400 lits d'hospitalisation allant du court au long séjour, un service d'accueil des urgences et abrite le siège du SAMU 94.
Au total ce sont près de 9 000 professionnels qui dispensent des soins dans les domaines de médecine, chirurgie, psychiatrie, gériatrie, cancer et réanimation. Inauguré récemment, le bâtiment Reine accueille 21 salles de blocs et plus de 80 lits de réanimation, dans un environnement doté de technologies de pointe.
Le GHU s'articule également autour de DMU dédiés aux activités d'imagerie, de biologie, de pharmacie et de vigilances. Leur contribution transversale soutient le développement des activités de soins et de recherches menés sur les 5 établissements. Ancré sur le territoire, le GHU s'implique dans les activités universitaires, notamment à travers un partenariat avec l'Université Paris Est Créteil.
L'évolution professionnelle est un axe majeur du développement de compétences, avec un accès facilité aux formations institutionnelles et la possibilité de construire des parcours diplômants, grâce à une politique sociale ambitieuse qui met l'accent sur la qualité de vie au travail et la facilitation du quotidien.

Service d'affectation
Service Technique

Référence de l'offre
2025-15235