Postée il y a 10 jours
Missions liées à la gestion du courrier
• Ouverture et traitement du courrier entrant (enregistrement, scan, diffusion après validation de la cheffe du cabinet)
• Gestion des contrats de location, factures, fournitures, suivi de maintenance se rapportant à la machine à affranchir.
• Veille à la rigueur des mises en signatures (parapheurs) et au respect des procédures liées au courrier.
• Suivi des navettes extérieures, régulières et exceptionnelles (réception des demandes et traitement avec le Pôle citoyenneté ou Pôle RH).
• Suivi rigoureux du tableau « Chrono »
• Suivi des pochettes courriers et rappel des services pour le traitement des courriers jugés urgents ou importants par M le Maire ou la cheffe de Cabinet.
• Lien avec les services pour solutions d’urgence ou inhabituelle
• Veille au bon fonctionnement des matériels mis à disposition
Missions liées au Cabinet
• Recevoir, filtrer et orienter les appels du poste et les courriers du cabinet.
• Participation à l’organisation de réunions, préparer des dossiers si besoin.
• Gestion de l’agenda et des prises de rendez-vous.
• Gestion et mise à jour des fichiers Excel, réalisation de publipostage (vœux, remise de l’agenda …).
• Préparation des RDV permanences avec les administrés.
• Rédactions de courriers, d’excuses, félicitations, condoléances...
• Redistribution des parapheurs signés.
• Classement, archivage.
Mission liée au conseil municipal des enfants
• Secrétariat et animatrice du Conseil Municipal des enfants – fréquence réunion 1 fois/ mois
• Gestion de l’organisation, du déroulement et du suivi
Les compétences requises
• Réalisation et mise en forme de travaux bureautiques et administratifs.
• Sens des initiatives et des responsabilités ainsi que respect de la confidentialité.
• Adaptabilité, disponibilité, autonomie, sens de l’organisation et capacité à rendre compte.
• Bonne application de l’orthographe. Esprit de synthèse.
Les connaissances spécifiques requises
• Maîtrise de l’outil informatique indispensable et des outils internet (EXCEL et WORD indispensables)
Les qualités personnelles recherchées
• Qualité d’écoute et relationnelles
• Goût du travail en équipe
• Force de proposition et de créativité
• Gestion du stress et des conflits
• Disponibilité pour les réunions (matinée, soirée, etc…) notamment au moment de la prise de fonction
Savoir-être :
Neutralité, discrétion, disponibilité, sens du travail en équipe, autonomie, réactivité
Sous l’autorité du cabinet du Maire, vous assurez les missions suivantes :