1. Les missions :
a. Assurer le bon déroulement des conseils municipaux
b. Gérer les baux communaux
c. Préparer et gérer le budget du service, en lien avec le Directeur.rice de l’Administration Générale
d. Rédiger des actes (arrêtés, décisions, délibérations, conventions)
e. Superviser l’enregistrement du courrier et la réservation des salles Toffoli et du Tribunal d’instance
f. Assurer le remplacement en cas d'absence de la Directrice, pour assurer la continuité des activités, mais uniquement pour des missions basées sur la gestion quotidienne et la coordination, sans prise de décision stratégique.
2. Les activités :
Les activités principales :
Conseil Municipal en binôme avec le Directeur.rice de l’Administration Générale :
Conseil Municipal
• Coordination de l’organisation du Conseil Municipal (proposition de rétro planning, envoi des convocations, veiller au respect des délais, recherche d’informations, transmission des dossiers aux élus…)
• Organiser la préparation des commissions municipales, conseils municipaux et autres instances municipales (CCSPL) et y participer ; rédige les comptes rendus afférents
• Proposer un ordre du jour, relire, conseiller sur la rédaction des notes et délibérations, et assurer le contrôle de légalité interne
• Veille à l’application des dispositions légales en matière de publicité, au rendu exécutoire et à la conservation des actes officiels de la commune (délibérations, arrêtés du Maire, arrêtés simples)
• Rédaction de la liste des décisions
• Transmission au contrôle de légalité et diffusion des délibérations
Actes :
• Rédaction des conventions, décisions, et arrêtés municipaux
• Contrôle de légalité des actes des autre services
• Transmission des actes au contrôle de légalité
Baux communaux :
🔹 Gestion et préparation du budget du service : En collaboration avec le Directrice de l’Administration Générale, vous participerez à la préparation et à la gestion du budget annuel du service, en veillant à la bonne répartition des crédits, au suivi des dépenses et à l’équilibre financier. Vous serez responsable de l’élaboration des prévisions budgétaires, de la gestion des engagements financiers, et de la production des documents nécessaires aux rapports de gestion.
• Préparation des avis d’échéances (mensuelles, trimestrielles ou annuelles)
• Calcul des révisions de loyers et régularisations de charges
• Etablissement des états des lieux d’entrée et de sortie en lien avec le service Bâtiment
• Tenue d’un état des différents biens et gestion des clefs des locaux vacants (fiche descriptive, tableau de suivi)
• Traitement des appels de loyers et de charges (imputation, ventilation, suivi du budget)
Les activités annexes :
• Supervision de la gestion des registres
• Supervision de la gestion administrative et financières des occupations du domaine public (emprises chantier, échafaudages, terrasses…)
• Supervision des agents d’accueil et du point justice
• Supervision de la gestion des licences débits de boissons
• Rédaction de courriers et supervision de l’enregistrement du courrier
3. Moyens matériels et équipements :
• Bureau, ordinateur et téléphone fixe
• Téléphone portable
Le niveau de diplôme requis serait un Bac minimum, avec une préférence pour un Bac +2 dans des domaines comme le droit public, l’administration publique, ou l’administration économique et sociale
Savoir :
• Parfaite connaissance de l’environnement territorial, de l’organisation et des activités des services, ainsi que des circuits de transmission
• Maîtrise des procédures attachées au fonctionnement de l’organe exécutif et de l’organe délibérant d’une collectivité territoriale
• Connaissance de l’organisation et des activités des services et des circuits de transmission
• Maîtrise de l’analyse juridique
• Maîtrise de la prise de notes, de la synthèse et de la rédaction administrative
• Maîtrise de la syntaxe et de l’orthographe
• Techniques de communication et d’animation
• Connaissance des règles budgétaires et comptables
2. Savoir-faire :
• Utiliser couramment l’outil informatique mis à disposition
• Organiser un agenda ou un planning et tenir des échéances
• Prendre des notes, rédiger et présenter des écrits
• S’exprimer clairement et adapter son langage à ses interlocuteurs
• Travailler en équipe avec les autres agents du service de l’Administration Générale et avec les autres services
• Intégrer les priorités du service dans la coordination des activités
• Savoir rechercher l’information
• Rendre compte à la hiérarchie
Savoir-être :
• Autonomie et organisation
• Rigueur
• Capacité d’analyse et de synthèse
• Devoir de réserve et sens du service public
• Réserve, politesse et courtoisie
• Capacité d’écoute
• Disponibilité et adaptabilité
D) Spécificité du poste
• Participation aux Conseils Municipaux en soirée (environ 6 par an) et à la commission Finances, Ressources et Administration Générale (environ 6 fois par an)
• Possibilité de télétravail une fois par semaine
• Travail en lien avec les élus
• Discrétion nécessaire
Placée sous l’autorité de la Directrice de l’Administration Générale et des Affaires Réglementaires