Postée il y a 7 jours
• Orienter et renseigner le public
- Assurer l’accueil téléphonique et physique
- Apporter un premier niveau d’informations
- Alerter les responsables et l’équipe sur les situations sensibles
• Gérer et suivre les dossiers et les activités de son domaine d’intervention
- Suivre les envois de publicité d’appels à candidatures et gérer les relations avec les organes de publication interne/externes
- Saisir les offres sur le site du Département
- Engager les bons de commande sous le logiciel dédié et en assurer le suivi jusqu’à la transmission de la facturation au service budget
• Gérer les courriers
- Enregistrer et suivre sous AIRS les courriers, les parapheurs et tous les documents entrant et sortant du service
• Mettre en forme et présenter des dossiers
- Réaliser des tâches de secrétariat
- Effectuer la frappe, la mise en forme, et le traitement de documents divers (courriers/appels à candidatures/fiches navettes)
- Diffuser les appels sur les différents supports
- Aviser l’agent concerné des anomalies repérées lors de la réalisation des travaux
• Elaborer et/ou suivre les tableaux de bord
- Saisir les données d’activité dans un tableau de bord
- Proposer des tableaux de suivi (Excel, …) en lien avec l’activité du service
• Suivre l'agenda de l’équipe
- Gérer les rendez-vous
- Organiser les réunions (invitations et organisation logistique)
- Suivre les absences des agents (congés, RTT, formations)
• Gérer les stocks et les demandes de fournitures et de mobilier
• Exécuter et suivre les procédures administratives
• Vérifier la validité des informations traitées
• Réceptionner et diffuser les informations
• Classer et/ou archiver les dossiers du service
La résidence administrative est fixée à Saint Denis.
• Ouvert au cadre d’emplois des Adjoints Administratifs Territoriaux
Recrutement par voie statutaire ou par voie statutaire
• Connaissance du fonctionnement de la collectivité et de son environnement
• Maîtrise des outils bureautiques et informatiques (Word –Excel)
• Maîtrise des techniques de secrétariat
• Connaissance du progiciel RH de Berger Levrault (SEDIT)
• Maîtrise des logiciels AIRS et ASTRE
• Capacité à communiquer en s’adaptant aux différents types d’interlocuteurs internes et/ou externes
• Capacité à orienter la demande au sein des services
• Capacité à travailler en équipe
• Capacité à gérer les priorités
• Capacité à gérer le stress
• Capacité d’adaptation
• Sens de l’organisation
• Sens de la communication
• Sens des relations humaines
• Discrétion et respect de la confidentialité
• Esprit d’initiative
• Rigueur
Un poste de Secrétaire (H/F) est à pourvoir à la Direction des Organisations et des Ressources Humaines – Service Recrutement et Mobilité.
Sous l’autorité du responsable de service, l’agent assure l'accueil et les tâches administratives de secrétariat du service ainsi que le suivi des besoins logistiques.