Postée il y a 9 heures
Assister les équipes et les responsables du Département Robotique dans l’organisation et l’optimisation des activités administratives et logistiques et assurer les fonctions d’adjoint du service.
Activités
1/ Assistant (H/F) en gestion administrative pour les membres des Départements ROB et INFO du bât. 5
- Apporter un support administratif aux déplacements professionnels des membres des équipes et de leurs invités, en France et à l’étranger, via l’UM ou le CNRS (environ 700 missions par an) :
o Analyser les demandes et mettre en œuvre les réponses et les procédures adaptées aux situations (missions complexes, multi-destinations déclarations FSD pour les missions dans les pays sensibles, autorisations d’absence, inscriptions aux conférences,…) et assurer l’interface avec les services des tutelles le cas échéant.
o Vérifier la conformité réglementaire et s’assurer du respect de la réglementation dans le cadre des missions (organisation des missions dans le cadre des marchés,...)
o Construire et réaliser un tableau de bord de suivi des missions permettant d’établir des bilans et des statistiques
- Apporter un support administratif aux doctorants pour leur inscription et réinscription en thèse :
- Gérer les demandes d'achat
- Assurer un rôle de référent pour les nouveaux entrants :
o Planifier, anticiper et organiser les arrivées
- Assurer la continuité de service avec les autres assistants de proximité :
2/ Assistant (H/F) de Direction du Département Robotique et aide au pilotage
- Participer à la coordination et à l’organisation des réunions de départements, d’équipes et des jurys de thèse
- Préparer et analyser des bilans financiers destinés aux responsables de département, en lien avec le service de gestion financière
- Interagir avec le responsable de département, les porteurs de contrats et le service gestion financière à partir d’un tableau de bord de tous les contrats du département, établi par le service de gestion financière. Alerter sur les échéances à respecter pour ces contrats.
- Réaliser les tableaux d'indicateurs de suivi des doctorants (nom, date d'entrée, date de soutenance, noms des encadrants, ...) permettant le pilotage du Département en matière d'attribution des thèses notamment
- Tableau de suivi des relectures pour publications passées sur l'entité commune du Département (nom de la publication, les co-auteurs, ...) et du budget afférent
3/ Adjoint (H/F) du service :
- Animer les réunions de service
- Représenter la cheffe de service en son absence
- Aider à élaborer et à mettre en œuvre des plans et des objectifs pour le service
- Travailler avec la responsable de service pour coordonner et superviser les opérations quotidiennes
- Analyser les nouvelles réglementations dans le domaine de compétences, établir des synthèses, communiquer et veiller à leur mise en oeuvre au sein du service
4/ Activités associées
- Etre l'interface entre le bâtiment 4 et le bâtiment 5 et faciliter/fluidifier les relations entre services administratifs et chercheurs / doctorants
- Etablir des tableaux de bord et des outils d’aide au pilotage (bilans de l’activité, du service, du laboratoire)
- Assurer l'intendance du bâtiment 5 côté LIRMM (clés de bureaux, demandes de travail en horaires décalés, pannes diverses, ...) en l’absence de la personne en charge de cette fonction
- Entretenir les collaborations avec les Assistantes de l'IES et INRIA
Compétences
Avoir de bonnes capacités organisationnelles
Connaissance de l’environnement et du fonctionnement des établissements publics.
Maîtriser les procédures administratives et la réglementation dans le domaine de compétences.
Connaissances générales des techniques de gestion administrative et maitrise des outils de gestion des missions (Word, Excel, Powerpoint, geslab, outils de réservation de billets et d’hébergement,…)
Capacités rédactionnelles (comptes rendus, rapports, synthèses) et maîtrise des outils bureautiques
Etre en capacité de s’exprimer en anglais, à l’écrit et à l’oral (niveau B2).
Être force de proposition, proposer et concevoir des tableaux de bord et des procédures pour améliorer le fonctionnement de la structure.
Capacité à travailler en équipe et à gérer des projets.
Capacité à travailler en toute autonomie, capacité à prendre des initiatives et à apporter une solution à une situation complexe.
Capacité d’adaptation à des situations, des difficultés et des interlocuteurs divers.
Sens du service.
Contexte de travail
Le poste est localisé au Laboratoire d’Informatique, Robotique et Microélectronique de Montpellier (LIRMM). L’agent recruté sera affecté au sein de l’équipe "Secrétariats et gestion du personnel" composé de 7 personnes. Les bureaux du LIRMM sont répartis sur deux bâtiments (bâtiments 4 et 5) du Campus St Priest. La Direction ainsi que les services administratifs principaux sont situés au bâtiment 4. L’assistant (H/F) de proximité du Département ROB exerce ses fonctions au bâtiment 5, pour les équipes robotiques et informatiques installées dans ces locaux.
Le poste se situe dans un secteur relevant de la protection du potentiel scientifique et technique (PPST), et nécessite donc, conformément à la réglementation, que votre arrivée soit autorisée par l'autorité compétente du MESR.
Le poste est localisé au Laboratoire d’Informatique, Robotique et Microélectronique de Montpellier (LIRMM). L’agent recruté sera affecté au sein de l’équipe "Secrétariats et gestion du personnel" composé de 7 personnes. Les bureaux du LIRMM sont répartis sur deux bâtiments (bâtiments 4 et 5) du Campus St Priest. La Direction ainsi que les services administratifs principaux sont situés au bâtiment 4. L’assistant (H/F) de proximité du Département ROB exerce ses fonctions au bâtiment 5, pour les équipes robotiques et informatiques installées dans ces locaux.
Le poste se situe dans un secteur relevant de la protection du potentiel scientifique et technique (PPST), et nécessite donc, conformément à la réglementation, que votre arrivée soit autorisée par l'autorité compétente du MESR.