Postée il y a 4 jours
Sous l'autorité du Chef d'établissement, le(la) secrétaire - chargé(e) de mission a pour mission d'animer et organiser un espace d'accueil et d'information, accueillir les publics, l'écouter et recueillir leur demande, les informer et les diriger ; de réaliser des tâches administratives et d'actualiser les informations mises à la disposition des publics.
Il(elle) se tiendra informé de l'actualité de l'établissement et des différents temps forts de l'organisation.
Il(elle) établira des relations avec les acteurs du territoire pour construire une collaboration active et développer des actions d'animation et ainsi répondre aux besoins identifiés et formalisés sur la structure.
Il (elle) travaillera de concert avec les équipes, planifiera, réalisera toutes tâches administratives nécessaires et ajustera les actions d'animation aux orientations définies par l'établissement et de ses acteurs.
Missions confiées :
- Accueil téléphonique et physique du public ;
- Information et orientation du public ;
- Animation et organisation de l'espace d'accueil ;
- Mise à jour des outils logistiques ;
- Réalisation de tâches administratives ;
- Gestion de rendez-vous et de la circulation de l'information ;
- Actualisation de l'affichage ;
- Participation aux réunions d'équipe et aux événements ;
Compétences recherchées :
- Connaître le fonctionnement d'un établissement scolaire
- Avoir une forte autonomie dans l'organisation de son travail
- Être capable d'échanger avec des profils d'interlocuteurs variés
- Connaître l'environnement professionnel de la / des formation(s) et d'animation et savoir entretenir et développer un réseau de contacts et de partenaires
- Savoir actualiser et développer ses connaissances sur les évolutions réglementaires, techniques et le cas
échéant technologiques
- Savoir construire et/ou adapter des emplois du temps et planning
- Savoir communiquer et faire circuler l'information en direction de différents interlocuteurs
- Avoir des connaissances en comptabilité et en gestion
- Savoir hiérarchiser les priorités et organiser les activités, dans un souci de respect du cadre et des délais administratifs
- Faire preuve de capacités d'écoute, de conciliation et de négociation
- Savoir s'organiser et faire preuve de rigueur et de vigilance dans la gestion des services, activités et la supervision administrative et pédagogique des personnels.
savoir maitriser le PACK OFFICE.
la connaissance du milieu scolaire est fortement appréciée
Experience: 1 An(s)
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Enseignement secondaire technique ou professionnel
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Experience: 1 An(s)
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Enseignement secondaire technique ou professionnel
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.