Postée il y a 13 heures
Sous l'impulsion de la Directrice du service, intervient en soutien dans l'organisation du service et apporte son expertise dans les domaines de l'Etat-Civil, des titres sécurisés, de la Régie des cimetières, des élections et de l'accueil général de la mairie. Remplace la Directrice en son absence dans toutes ses missions, notamment en assurant l'encadrement de l'ensemble du service
SAVOIR :
Avoir connaissance de la règlementation en matière d'Etat-Civil, de droit électoral et de droit funéraire
Avoir connaissance de l'organisation générale des services de l'administration
Maîtriser l'outil informatique
SAVOIR-FAIRE :
Savoir manager une équipe
Avoir une solide expérience de l'accueil du public
Savoir appliquer des procédures administratives et en assurer le suivi
Avoir de solides qualités rédactionnelles et relationnelles
APTITUDES ET QUALITES :
Savoir s'organiser dans son travail et organiser celui des agents
Savoir travailler en équipe et au contact du public
Respecter le devoir de confidentialité
Participer à la définition des orientations stratégiques d'une politique en matière d'offre de services afin d'apporter un meilleur service à la population et d'optimiser les ressources de la collectivité
Participer à la répartition et à la planification des activités en fonction des contraintes du service sous-couvert de la Directrice
Participer à l'organisation de l'accueil et l'information au public, être force de proposition en visant à améliorer quotidiennement la relation à l'usager
Suivre les dossiers relatifs à l'Etat-Civil - aux titres sécurisés - à la régie des cimetières en lien avec la Directrice
Assurer la rédaction de courriers/de notes
Veiller à la réactivité et à la qualité des services rendus
Participer au suivi de la liste électorale et à l'organisation des scrutins en lien avec la Directrice
Assurer un suivi de l'affichage officiel papier et numérique
Aider dans la préparation et le suivi du budget du service
Proposer des outils de suivi d'activités
Aider à l'élaboration de procédures et veiller à leur application
Encadrer une équipe en l'absence de la Directrice
Contrôler la qualité des documents collectés et les procédures liées au service
Contribuer à la définition de la stratégie et des orientations de service
Participer au pilotage opérationnel des projets, missions et activités du service et leurs évolutions
Prévenir l'émergence des situations conflictuelles et les gérer
S'adapter aux évolutions règlementaires
Assurer une veille juridique et règlementaire