Vous rêvez d'un poste clé, polyvalent, formateur et au cœur de l'activité d'une entreprise à de moins de 10 salariés où chaque journée est différente ?
Vous avez envie d'évoluer dans un cadre qui allie convivialité, souplesse (télétravail, horaires flexibles) et challenges professionnels ?
Vous rêvez d'avoir un impact concret, d'être un vrai bras droit et de contribuer activement au développement de plusieurs entreprises ?
Vous avez un talent pour jongler entre des missions variées ?
Si oui, alors j'ai une bonne nouvelle pour vous !
Je suis Sarah Moraschetti, Consultante en Recrutement et je recherche actuellement, pour le compte d'une holding avec des activités diversifiées (sociétés de services, négoce, immobilier.) implantée à La Réunion, un(e) Office Manager dans le cadre d'une création de poste en CDI.
L'entreprise saine financièrement, avec une croissance portée par des partenariats solides, des projets innovants et une équipe soudée.
Le dirigeant est proche de son équipe, accompagne, fait grandir en compétence.
L'entreprise incarne des valeurs humaines fortes : soutien mutuel, simplicité, ambiance familiale, le sens du collectif, la cohésion.
Vos missions quotidiennes :
En tant qu'Office Manager, vous assurez l'ensemble du fonctionnement administratif et serez un point d'ancrage pour tous, en lien direct avec le Dirigeant.
Votre rôle sera polyvalent et au cœur de la vie de l'entreprise.
Vos missions incluront notamment :
1. Gestion administrative et logistique
Accueillir les visiteurs (physique et téléphonique), clients et fournisseurs, avec le sourire et un sens du service irréprochable.
Gérer les fournitures (suivi des stocks fournitures, matériel)
Organisation : réunions, déplacements professionnels et gestion des agendas.
Assurer la coordination avec les prestataires externes (maintenance, nettoyage, sécurité).
Participer à l'organisation des événements internes (réunions, séminaires, team buildings).
Mise à jour et archivage de documents administratifs, suivi et classement des contrats.
2. Comptabilité et gestion financière (support)
Saisir les factures d'achats/ventes, rapprochements bancaires, suivre la trésorerie et préparer les éléments comptables pour le cabinet externe. Mon client peut vous former sur certaines missions comptables, petite précision tout est dématérialisé.
Gérer les notes de frais et participer au suivi budgétaire.
Superviser la facturation, relancer les impayés auprès des clients et garantir la fluidité des documents financiers. Mise à jour d'un tableau de bord comptable, alertes en cas d'anomalies ou d'impayés.
3. Administration des ventes (ADV)
Traiter les commandes clients, établir les devis et suivre les règlements.
Gérer les contrats et répondre aux questions des clients avec diplomatie, patience et professionnalisme.
4. Support RH et bien-être au travail
Suivre les dossiers du personnel, les absences et les congés.
Participer à l'onboarding des nouveaux collaborateurs et insuffler une bonne dynamique d'équipe.
Proposer des initiatives pour le bien-être des salariés et l'amélioration des processus internes.
Préparation des éléments de paie (variables, heures sup, absences, congés) en lien le Cabinet d'externalisation de la Paie.
5. Coordination multi-sociétés
Assurer le suivi administratif des différentes entités : gestion immobilière, location, tourisme.
Suivi des contrats de location (voitures, biens immobiliers), gestion des échéances et des paiements.
Préparer des reportings clairs et fiables pour le dirigeant.
Collaborer avec des partenaires tels que les notaires, avocats et banques sur des dossiers spécifiques.
Gestion d'éventuels litiges, coordination avec les partenaires
5. Amélioration continue
Optimisation des procédures internes (dématérialisation, automatisation des relances, etc.).
Force de proposition pour booster le bien-être au travail et l'efficacité opérationnelle.
Experience: 4 An(s)
Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Méthode de classement et d'archivage,Modalités d'accueil,Techniques de numérisation,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique,Accueillir, orienter, renseigner un public,Archiver des dossiers et documents de référence,Classer des documents,Collecter et analyser des données, des informations,Créer, organiser ou coordonner un évènement,Gérer un planning,Mettre à jour un dossier, une base de données,Organiser des déplacements professionnels,Organiser et contrôler un approvisionnement,Organiser la logistique des recrutements et des formations,Réaliser la gestion administrative des contrats,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Relayer de l'information,Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Conseil pour les affaires et autres conseils de gestion
Liste des qualités professionnelles:
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Prendre des initiatives et être force de proposition : Capacité à initier, imaginer des propositions nouvelles pour résoudre les problèmes identifiés ou améliorer une situation. Être proactif.
Experience: 4 An(s)
Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Méthode de classement et d'archivage,Modalités d'accueil,Techniques de numérisation,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique,Accueillir, orienter, renseigner un public,Archiver des dossiers et documents de référence,Classer des documents,Collecter et analyser des données, des informations,Créer, organiser ou coordonner un évènement,Gérer un planning,Mettre à jour un dossier, une base de données,Organiser des déplacements professionnels,Organiser et contrôler un approvisionnement,Organiser la logistique des recrutements et des formations,Réaliser la gestion administrative des contrats,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Relayer de l'information,Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Conseil pour les affaires et autres conseils de gestion
Liste des qualités professionnelles:
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Prendre des initiatives et être force de proposition : Capacité à initier, imaginer des propositions nouvelles pour résoudre les problèmes identifiés ou améliorer une situation. Être proactif.