Prendre des notes et mettre sous forme tout type de courrier. Recevoir, filtrer et orienter les courriers électroniques. Utiliser l'outil informatique et les logiciels métiers ( CONCERTO) - Enregistrer et saisir des données informatiques ou papiers ( inscriptions, dossiers enfants etc...) Recevoir et orienter les demandes
Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages - Rechercher et diffuser des informations- Hiérarchiser les demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou de priorité.
Assurer le suivi, la gestion et la vérification des dossiers d'inscriptions
Etablir le pointage du périscolaire en fin de mois en vue de la facturation
Piloter et suivre un dossier administratif complet (Odel Var)
Créer des supports de communication et d'information
Classer les bons de commandes et les factures
Editer et transmettre aux équipes de terrains, les listes des enfants inscrits au périscolaire et/ou l'accueil de loisirs quotidiennement
Editer les statistiques pour les dossiers de subventions de la CAF
Mettre à jour les listings très régulièrement.
Vérifier la validité des pièces justificatives des dossiers d'inscription et la complétude de ces derniers.
Mettre à jour les données dans le logiciel métier Concerto
Relancer les familles pour toutes pièces ou informations manquantes dans le dossier des enfants
Créer les listes en fonction de l'évolution des besoins du logiciel
Trier et classer et archiver les documents
Renseigner les tableaux de suivi des activités du service
Techniques d'accueil
Compétences rédactionnelles, technique de communication
Sens aigue de l'organisation
Forte capacité d'adaptation et réactivité sont indispensables.
Patience, capacité d'écoute, neutralité.
Connaissance du fonctionnement et de l'organisation des collectivités territoriales
Discrétion professionnelle et respect des règles de déontologie.
Maitrise de l'outil informatique et bureautique ( Office)
Une connaissance du logiciel CONCERTO serait un plus.
Travail en équipe, sens du service public.
Recueille et traite des informations nécessaires au fonctionnement du service Education Jeunesse- Assure le suivi et la gestion des dossiers administratifs selon l'organisation du service. Assiste un ou plusieurs responsables dans l'organisation du travail du service.
Accueille le public et répond aux demandes des administrés