Relations avec la population (état civil, élections, funéraire, recensement) :
• Coordonner et développer le service Population en fonction des orientations stratégiques
• Assurer un processus continu d’amélioration du service aux usagers
• Formaliser et actualiser les procédures liées aux activités du service
• Exercer des missions d’officier d’état civil, d’instruction et de constitution d’actes d’état civil à partir des dispositions législatives et réglementaires
• Renseigner et accueillir les administrés
• Gérer la liste électorale (REU), organiser les commissions de contrôle
• Organiser et suivre les scrutins électoraux
• Assurer le bon déroulement des opérations de recensement de la population
• Assurer la gestion du cimetière, des concessions et espaces funéraires en respectant la réglementation en vigueur
• Assurer la veille juridique en matière d’état civil, funéraire, électorale
• Effectuer la préparation et le suivi des registres Etat Civil, arrêtés et délibérations de la commune et du CCAS
Pilotage du service et encadrement des agents :
• Assurer le management et le pilotage organisationnel du service (planning, répartition des missions…)
• Mettre en place des dispositifs de management individuel et collectif
• Assurer le recrutement et la montée en compétences des agents
• Anticiper et réguler les situations conflictuelles
• Représenter le service et la collectivité auprès des différents interlocuteurs (usagers, élus, partenaires institutionnels)
• Gérer le budget de fonctionnement et d’investissement du service
Référent archives :
• Piloter la collecte et le traitement des archives auprès des services communaux,
• Evaluer et proposer les moyens nécessaires à l’accomplissement des travaux de collecte, de traitement, de conservation et d’élimination de fonds dans votre secteur, et en assurer l’encadrement et la réalisation,
• Organiser la prise en charge des versements d’archives,
• Rédiger les bordereaux de versement des archives de son secteur conformément aux normes archivistiques.
• Maitrise des cadres législatifs et réglementaires dans le domaine de l’état civil, funéraire, et électoral
• Compétences en management et du travail en mode projet, ainsi que de solides capacités rédactionnelles de tout acte administratif
• Maîtrise des règles de la communication téléphonique et physique
• Maitrise des outils bureautiques
• Sens aigu de la confidentialité dans le traitement des situations des usagers, garantissant la discrétion dans la gestion des données sensibles
• Discrétion professionnelle et devoir de réserve
• Autonomie et prise d’initiatives.
Sous la responsabilité du Directeur Général des Services, le chef du service population pilote le service regroupant les activités liées à l’accueil de la population au sein de l’hôtel de ville, aux élections, à l’état civil et au funéraire. Equipe composée de 3 agents (1 agent d’accueil / 2 agents de gestion état civil).