Mission 1
Mettre en œuvre la politique d’archivage papier et numérique de la collectivité :
• Proposer et mettre en œuvre les priorités stratégiques et opérationnelles concernant la gestion des archives papiers et numériques,
• Piloter l’élaboration d’un projet d’archivage électronique, son déploiement et son administration, en étroite collaboration avec la direction des systèmes d’information, la déléguée à la protection des données et les directions (audit de l’existant, élaboration d’une politique d’archivage cadrant le projet, analyse de la production documentaire qui sera à implanter dans le SAE, expertise des scénarios possibles…),
• Encadrer et gérer les activités archivistiques dans la collectivité (réalisation de diagnostics, élaboration de tableaux de gestion, planification des missions d’archivage, suivi et contrôle des opérations de versement et d’élimination réglementaires),
• Traiter et classer les fonds (plan de classement, instruments de recherche, rédaction d’une description archivistique normalisée, réalisation et contrôle de l’indexation),
• Organiser et mettre en œuvre une politique de conservation préventive et curative,
• Assurer une veille technologique et réglementaire dans le domaine de l’archivage électronique et de la dématérialisation,
• Verser et exploiter les archives définitives et historiques, en lien avec le service du fonds ancien et local les abritant,
Mission 2
Organiser et animer des actions de sensibilisation et de formation pour les agents de la collectivité relatives aux règles de l’archivage papier et électronique et les accompagner dans la mise en œuvre :
• Sensibiliser et former aux règles de l’archivage,
• Accompagner et conseiller les services dans leur production et leur classement d’archives courantes (papier et électroniques) et dans leur gestion des archives intermédiaires,
• Mettre en place et diffuser des outils de bonne gestion des archives courantes : plans de classement, tableaux de gestion…,
• Mettre en place un réseau de correspondants archives dans les services producteurs afin d’insuffler une dynamique archivistique et préparer au mieux les versements, dans le but d’optimiser le classement par l’archiviste.
Mission 3
Elaboration des bilans obligatoires et rédaction du Projet Scientifique et Culturel des archives municipales :
• Etablir le bilan annuel destiné au Service Interministériel des Archives de France (SIAF),
• Organiser et mettre en œuvre le récolement réglementaire des fonds et les bilans sanitaires,
• Elaborer un document stratégique d’orientation de l’activité du service pour les années à venir (Projet Scientifique et Culturel des archives municipales).
Mission 4
Organiser et sécuriser la communication et la réutilisation des fonds :
• Accompagner les services municipaux dans la gestion des documents et données qu’ils produisent, en intervenant de plus en plus en amont dans la chaîne de production de l’information (conseil sur le format et le nommage des fichiers, organisation des arborescences, prise en compte des données à caractère personnel et des droits de propriété intellectuelle, …),
• Développer des actions de sensibilisation en collaboration avec la direction des Systèmes d’Information et le DPO pour obtenir des services producteurs des données de qualité (pérennes, intègres et fiables),
• Participer à la définition d’une politique générale et concertée de gestion de la donnée prenant en compte les nouveaux usages (Open Data...),
• Contribuer à la valorisation des archives contemporaines.
Mission 5
Encadrer et accompagner des agents :
• Piloter et coordonner l’activité d’une équipe,
• Accompagner les agents dans la réalisation de leurs missions et dans l’appropriation des connaissances et outils nécessaires,
• Contrôler et évaluer le travail réalisé.
Diplôme(s) : Formation universitaire en archivistique – minimum Bac + 3 ans / Licence ou Master
Expérience : confirmée
Temps de travail 37 heures
Permis B obligatoire
Savoir-faire
• Bonne connaissance du cadre réglementaire et normatif des archives
• Maîtrise des normes d’indexation et de description, des durées d’utilité administrative, des délais de communicabilité et de la protection des données à caractère personnel
• Connaissance des formats informatiques, du standard d’échange de données pour l’archivage, des référentiels d’interopérabilité et de sécurité
• Maîtrise des outils informatiques et de l’archivage électronique
• Maîtrise de la conduite de projet
• Connaissance du fonctionnement d’une administration municipale
• Capacités rédactionnelles pour des écrits professionnels (inventaires, rapports, notes de synthèse, correspondance…)
• Capacité à encadrer
Savoir être
• Sens de l'organisation,de la rigueur et autonomie
• Capacité à travailler en partenariat et en transversalité avec d'autres services/institutions tout en informant régulièrement sa hiérarchie
• Qualités relationnelles, goût du partage, sens de l’écoute
- Mettre en oeuvre la politique d’archivage papier et numérique dans le respect du cadre réglementaire et normatif,
- Organiser et animer des actions de sensibilisation et de formation à destination du personnel municipal et plus particulièrement de correspondants-archives,
- Etre le/la garant(e) du respect du droit en matière de communication et de réutilisation des fonds d’archives,
- Contribuer à la valorisation des fonds d’archives.