Appui à l’organisation et la gestion de l’activité
• Participe au traitement des appels téléphoniques (internes/externes) de la CEMMA selon l’organisation établie par la responsable
• Gère et enregistre le courrier entrant et sortant, trie les ordonnances et jugements, assure leur transmission aux territoires concernés
• Assure le traitement et la liquidation des demandes d’évaluation CEMMA ainsi que des suites réservées par l’autorité judiciaire et alerte le/la responsable adjoint.e de la CEMMA si les réponses semblent inappropriées ou incomplètes
Référent.e justice
• Gère le suivi des décisions de justice, magistrats du Parquet ou juges des enfants
• Elabore tout outil de suivi nécessaire
• Sollicite le bureau d’ordre du Parquet ou le greffe du tribunal pour enfants pour obtention d’informations utiles à la compréhension du parcours judicaire des enfants
• Propose et organise si besoin des temps de rencontre avec les greffiers pour le suivi des dossiers
Assistance administrative à la responsable du service
• Gère les appels et le planning de la responsable
• Rédige et propose des courriers, notes et comptes rendus à la demande de la responsable
• Contribue aux études statistiques initiées par la responsable du service
Assistance administrative en charge du service
• Actualise les supports de communication de la CRIP et veille à leur édition
• Veille à la mise à jour du logiciel du service en relation avec la DSI
• Vérifie les données de suivi de l’activité et se met en lien avec le référent ODPE pour l’extraction et la valorisation des données
• Assure la logistique du service (commande de fournitures, réservation de salles, …)
• Tient à jour le planning des congés et des permanences.
Compétences techniques :
• Maîtriser l'organisation et les circuits de décision de la collectivité
• Rédiger des courriers, des notes et comptes rendus de réunion
• Maîtriser les techniques de secrétariat (frappe, classement, archivage…)
• Savoir élaborer et exploiter des tableaux de bord
• Instituer des règles de classement et d’archivage et les faire respecter
• Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, Outlook Powerpoint)
• Maîtriser les logiciels spécifiques du service
Compétences relationnelles :
• Maîtriser les techniques d’accueil téléphonique et physique
• Préserver la confidentialité des dossiers
• Faire preuve de diplomatie
• Coopérer avec les autres services de la direction
• Faire preuve de distanciation face aux situations sensibles
• Respecter la notion de secret professionnel
Compétences stratégiques :
• Comprendre les enjeux liés à son domaine d’activité
• Intégrer les priorités de la direction dans la planification et la gestion du secrétariat
• Savoir anticiper
• Savoir être réactif et faire preuve de capacité d’initiative
• Etre en mesure de traiter et de hiérarchiser les dossiers par degré d’importance ou d’urgence
• Repérer des situations à risques
• Alerter sur des dysfonctionnements ou des urgences à traiter
• Etre capable de faire des liens entre les différents dossiers
Sous l’autorité hiérarchique du.de la responsable de la CEMMA, il/elle assiste ce.cette dernier.ère en termes d’accueil et d’information, d’organisation, de communication, et de préparation et suivi d’études spécifiques. Il/elle est l’interlocuteur.trice de la justice pour le suivi des dossiers relevant de ce champ. Il/elle est en appui à l’organisation générale du service.