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1. Organisation et développement des liens avec les familles
o Accueillir et accompagner les familles
Accueillir les familles sous différents formats : téléphonique, numérique, physique
Informer sur les procédures, les démarches, les contacts
Accompagner les familles à l'usage numérique : utilisation du Portail Familles, recherche de services et démarches sur le site internet de la ville
Relayer et alerter les accueils difficiles et conflictuels
Suivre les dossiers familles et les problématiques particulières (santé, situation familiale, adaptation scolaire)
o Animer des réunions d'informations aux familles
Créer et développer une stratégie d'information aux familles
Promotion des actions des services d'accueils auprès des familles
2. Gestion administrative
o Mise en place de tableaux de bord de suivi de l'activité et de l'évaluation de la qualité de l'accueil famille
o Suivi des inscriptions et les fréquentations
Service de restauration : gestion des pointages, transmission à la direction restauration
Accueils périscolaires : gestion des pointages, transmission au service relation aux usagers
o Commande hebdomadaire des repas auprès de la direction restauration
o Contribuer à la réussite du déploiement du nouveau Portail Familles
3. Coordination du temps méridien
o Coordonner les projets d'animation sur le temps méridien
o Assurer l'interface avec le chargé de projets transversaux pour la mise en oeuvre des projets réalisés sur le Groupe Scolaire
4. Direction et animation des accueils extrascolaires
o Rédaction du projet pédagogique des structures déclarées et des programmes d'animation, adaptés au public accueilli
o Conception et mise en œuvre de projets d'activités
o Participation à la définition des orientations stratégiques des structures
o Évaluation des actions retenues
o Application des normes d'encadrement et veille sur la sécurité physique, morale et affective des enfants accueillis
o Développement et participation aux projets organisés en partenariat avec les autres structures d'accueil sous couvert du responsable éducatif
o Mise en place et suivi des Projets d'Accueil Individualisé
Missions secondaires
Le chargé des relations aux familles peut être amené à remplacer des animateurs sur les accueils péri- extrascolaires.
Diplômes
BAFD ou équivalent
Savoirs
o Maîtrise de l'environnement de la collectivité, de l'organigramme et des missions
o Maîtrise des procédures internes
o Maîtrise des outils informatiques : logiciels de bureautique, Portail familles
Savoir-faire
o Sens du travail collaboratif et transversal
o Travail en réseau et en transversalité
o Sens des priorités
o Capacité à faire des propositions, à innover, à favoriser la créativité
o Sens de la médiation, capacité à gérer les conflits, à apaiser les situations tendues
o Capacité à mobiliser, accompagner, évaluer et sanctionner si nécessaire
o Capacité à faire face aux imprévus
o Maîtrise des méthodes de pilotage et conduite de projets
Savoir-être
o Capacité d'adaptation
o Être rigoureux, travailler avec méthode et discrétion
o Être organisé, savoir réagir et s'adapter
o Sens de l'écoute et de l'observation
o Discrétion
o Diplomatie, sens du contact humain
o Maîtrise de soi
o Qualités relationnelles et sens du travail en équipe
o Aptitude à la communication avec le public et avec l'équipe.
Le/la chargé-e des relations avec les familles favorise la communication aux familles et leur compréhension des services proposés par la Ville.
Il/elle accompagne les familles dans les démarches administratives relatives à l'inscription aux services d'accueils péri-extrascolaire et facilite leur prise de contact avec les services municipaux gestionnaires. Ce faisant, il/elle participe à améliorer d'une part les conditions d'accès et d'accueil de l'enfant et d'autre part l'efficacité de la gestion des services d'accueil péri-extrascolaire et du service restauration.
Il/elle assure des missions de direction ou de direction adjointe au sein des Accueils de Loisirs pendant le temps périscolaire et extrascolaire.