Activités Principales :
Secrétariat
Accueil et renseignements aux publics et artistes dans l'offre d'activités culturelles et des services proposés
Gestion de la prise de rendez-vous
Assistance administrative générale (compte-rendus, suivi des courriers et mails, statistiques, consultations, conventions, etc. ) et financier (tenue des budgets et des prévisionnels)
Gestion et suivi des dossiers de manifestations et des actions culturelles, du patrimoine et de la lecture publique
Suivi des décisions et des échanges avec les établissements culturels du service
Préparer et suivre la programmation et l'organisation des événements culturels
Assurer le lien avec les services municipaux collaborateurs
Activités spécifiques
Suivi des partenariats
Participation au collectage des informations culturelles auprès des institutions culturelles et partenaires associatifs, saisie des données sur les outils de communication
Soutien administratif sur les manifestations culturelles organisées par la Direction de la Culture et pour les associations culturelles lors d'évènements calendaires et ponctuels
SAVOIRS SOCIOPROFESSIONNELS : SAVOIRS GENERAUX :
Techniques d'accueil téléphonique et physique
Mise en œuvre de la charte Marianne
Maîtriser l'expression orale et écrite
Travailler en équipe
Adapter son comportement aux différents types de public
Sens du service public
Organisation, gestion de dossiers administratifs Avoir le sens de l'organisation, gestion des priorités
Réactivité et savoir gérer les aléas
Procédures de transmission des demandes,
Appliquer les procédures de travail
Utiliser les outils de bureautique (Word,
Excel) et de communication (messagerie)
Diplômes ou permis obligatoires : Formation nécessaire :
Formation en technique d'accueil
Formation en bureautique Gestion administrative
Conditions particulières d'exercice du métier :
Travail en bureau, Horaires fixes.
Autres observations :
Sens relationnel, capacité d'écoute
Rigueur et fiabilité
Sens de l'initiative, réactivité, maîtrise de soi
Sous la responsabilité du Chef de Service, l'agent assiste le responsable dans ses activités et assurerez des missions générales de secrétariat, de la gestion de dossiers administratifs aux différentes manifestations culturelles du service