La Direction du Numérique et des Systèmes d'Information a en charge le maintien en condition opérationnelle et le développement du système d'information, et compte environ :
- 75 agent·es (et >90 prestataires),
- 300 applications « métier » (dont 200 avec bases de données Oracle, SQL Server, MySQL et PostGreSQL),
- 8800 postes de travail informatiques répartis sur 420 sites,
- 1050 serveurs (environnements physiques/virtuels : Unix, Windows, VMWare, Citrix).
Sous la responsabilité de la-du chef·fe de service Ressources, vous assurez le secrétariat et l'accueil physique et téléphonique pour les services « infrastructures et usages du SI » et « SI Métiers ».
Vous assistez les chef·fes de service en termes d'organisation, de communication et de gestion administrative.
Activités principales :
Assister les chef·fes de service dans la gestion des dossiers :
Assurer l'accueil téléphonique et physique le cas échéant des interlocuteurs des services
Préparer et suivre administrativement tous types de dossiers (administratifs, techniques, juridiques).
Assurer la communication des informations au sein des services : prioriser les informations et les transmettre aux agent·es des services.
Rédiger et/ou mettre en forme les courriers, notes, et divers documents élaborés par les chef·fes de service.
Suivre les réunions et préparer les comptes rendus.
Enregistrer les courriers et notes de la direction dans le logiciel ELISE et en assurer le suivi.
Enregistrer et suivre les délibérations dans le logiciel Air's délib de la direction et des services : suivi du calendrier des séances, vérifications des validations par les chef·fes de service, modifications le cas échéant, constitution des dossiers pour la direction.
Assurer la fonction de Responsable Informatique auprès des Utilisateurs (RIU) pour les agent·es des services IUSI et SIM.
Concevoir, élaborer et suivre des tableaux de bord d'activité des services (courrier, délibérations).
Rechercher et diffuser les articles juridiques ou de presse nécessaires aux collaborateur·trices.
Créer un plan de classement afin d'optimiser la réalisation du classement des documents et du courrier.
Assurer le classement et l'archivage.
Assister les cadres et agent·es des services en terme d'organisation professionnelle :
Tenir l'agenda des chef·fes de service à jour et organiser les réunions en priorisant les rendez-vous en fonction des échéances et des priorités (réservation de salle et matériels, invitations, préparation des documents nécessaires).
Assurer le circuit de validation des ordres de mission des agent·es des services et la transmission aux agent·es.
Gérer les réservations de salles et de matériel pour les réunions :
Réserver les salles de réunion.
Gérer les réservations de vidéoprojecteurs et de matériels d'audioconférence
Activités secondaires :
Assurer l'intérim de la secrétaire de la direction, en cas d'absence : mettre à jour les outils de temps de travail, assurer la gestion et les commandes des stocks de matériel bureautique, de consommables informatiques
Assurer la gestion et les commandes des stocks de matériel bureautique, de consommables informatiques.
Participer au groupe de travail des assistant·es de direction (collectivité, délégation).
Contribuer à l'organisation des événements organisés par la DNSI.
Mettre en place les badges pour les sous-traitants.
Participer à l'accueil des stagiaires de la direction
De formation Bac à Bac +2 assistanat de direction ou équivalent.
Expérience confirmée en assistanat de direction requérant une expertise des techniques de secrétariat et une maîtrise des logiciels de bureautique.
Maîtrise :
la fonction publique territoriale et des différents interlocuteur·trices de l'Eurométropole.
les techniques de secrétariat.
les outils informatiques (Pack Office) et logiciels métiers.
Qualités rédactionnelles.
Capacité :
à travailler en équipe.
à s'adapter à différent·es interlocuteur·trices, et à les renseigner.
à gérer les situations d'urgence et/ou délicates.
à prendre des initiatives.
à organiser les agendas et prioriser les rendez-vous en fonction des contraintes.
à s'adapter aux méthodes de travail des différents collaborateurs
Autonomie.
Organisation, méthode, rigueur.
Discrétion et confidentialité.
De formation Bac à Bac +2 assistanat de direction ou équivalent.
Expérience confirmée en assistanat de direction requérant une expertise des techniques de secrétariat et une maîtrise des logiciels de bureautique.
Maîtrise :
la fonction publique territoriale et des différents interlocuteur·trices de l'Eurométropole.
les techniques de secrétariat.
les outils informatiques (Pack Office) et logiciels métiers.
Qualités rédactionnelles.
Capacité :
à travailler en équipe.
à s'adapter à différent·es interlocuteur·trices, et à les renseigner.
à gérer les situations d'urgence et/ou délicates.
à prendre des initiatives.
à organiser les agendas et prioriser les rendez-vous en fonction des contraintes.
à s'adapter aux méthodes de travail des différents collaborateurs
Autonomie.
Organisation, méthode, rigueur.
Discrétion et confidentialité.