3- Missions
- Accueil, information et orientation du public au sein de l’espace Marianne
- Valorisation de l’image de la collectivité auprès des usagers
- Instruction des dossiers des usagers
4- Description des activités
a- Activités principales
• Accueil, information et orientation des usagers :
• Assurer l’accueil, l’information et l’orientation du public sur place ou par téléphone concernant tant les « affaires », actions et manifestations municipales que les missions des partenaires habituels de la Ville (l’EPT 12, le Conseil Départemental…),
• Assurer une gestion efficace de la file d’attente,
• Recensement militaire
• Assurer le standard téléphonique de l’ensemble de la mairie selon le planning
• Exécution de tâches administratives :
• Prendre en charge l'ensemble des missions dévolues au Guichet Unique
• Instruire des demandes ou délivrer différents documents afférents à ces missions. Exemples : délivrance d'actes état civil, légalisation, certification, attestations d'accueil, livrets de familles, domiciliation...
• Inscrire les usagers aux services municipaux (tels que le logement, écoles…),
• Calcul du taux d’effort
• Accueil, conseil et enregistrement des demandes des cartes identités et passeports,
• Gérer les inscriptions à diverses activités ou manifestations municipales (CCAS…),
• Gérer les demandes d’actes d’Etat-Civil sur Comedec,
• Gérer les rendez-vous des services à la population à l’accueil,
• Encaisser les paiements (en cas d’absence du régisseur titulaire) en tant que régisseur mandataire après validation (formation …)
• Accompagnement et soutien des stagiaires pour la saisie et les éditions des actes d’Etat-Civil
• Missions transverses
• Assurer avec sa hiérarchie la mise à jour des procédures, des supports d'informations (recherche et veille d’informations), de la base de connaissances relatifs au fonctionnement des services municipaux;
• Alerter sa hiérarchie en cas de dysfonctionnements dans la prise en charge des usagers (physiques et téléphoniques).
• Assurer des remplacements sur tous les points d'accueil
Connaissances :
Compétences techniques :
• connaissance précise de l’organisation des services municipaux et de leurs missions respectives
• connaissance des missions des partenaires de la Ville (EPT12, Conseil Départemental, CCAS…)
• connaissance des procédures relatives aux actes courants (état-civil, inscriptions diverses…)
• maîtrise de l’usage des outils informatiques usuels et des nouvelles technologies de communication
Savoir-faire :
• Expression claire et traduction en langage simple des actes administratifs
• Maîtrise du stress
• Esprit méthodique
• Capacité à prioriser l’urgence
• Apprécier le travail en équipe et dans des domaines pluridisciplinaires
Savoir-être
• Courtoisie, amabilité
• Sens de l’écoute
• Etre disponible lors des nocturnes + samedi matin / ou pour assurer la continuité du service public.
Sous l'autorité directe de la directrice population, vous aurez pour missions principales
* L' accueil, information et orientation des usagers
* Exécution de tâches administratives