Secrétariat du Maire ainsi que du Directeur Général des Services :
- Aider et assister le Maire et le Directeur Général des Services dans le quotidien
- Assurer et suivre l’agenda et les rendez-vous
- Accueillir, renseigner la population et l’orienter le cas échéant vers les Responsables
de Pôle en cas de questions concernant la ville de Nogent
- Gérer le mailing de masse à l’attention de la population ou des élus en lien avec le
service communication
- Préparer et organiser les documents à la signature du Maire en lien avec les
responsables de pôle
Assistanat :
- Optimiser les fournitures du pôle Direction Générale des Services
- Gérer le courrier (Réception / Envoi, achat de recommandé, gestion de la codification
des courriers)
- Aider le pôle de la Direction Général des Services suivant les besoins
- Planifier les réservations de la salle du conseil.
- Gérer son archivage papier et dématérialisé
- Assurer la veille documentaire via les revues de presse
Bureau Municipal :
- Assister le maire dans la gestion du Bureau Municipal
- Réaliser la synthèse et la transmettre
Conseil Municipal et Commissions spécialisées :
- Elaborer le calendrier annuel des conseils municipaux et commissions spécialisées et
assurer leur suivi
- Réaliser l’ordre du jour ainsi que du rapport de présentation des différentes réunions
du conseil municipal
- Réaliser la diffusion du procès-verbal des différentes réunions
- Gérer les invitations et organisation des séances et/ou inaugurations
- S’assurer de la bonne préparation de la salle de réunion ainsi que des outils avec le
Webmaster
Missions ponctuelles :
- Piloter et suivre des jurés d’assise/ commission des impôts ou toute autres
commissions / réunions en fonction des demandes
- Être un support aux projets de la ville : élections/ recensement de la population…
- Toute demande spécifique du Maire dans le cadre de son mandat ou du DGS dans le
cadre de ses fonctions
L’agent peut être amené à assurer des missions supplémentaires pour les besoins du service Cette liste est non exhaustive.
Savoir-faire
- Respecter les délais réglementaires.
- Savoir gérer la polyvalence et les priorités.
- Vérifier la cohérence et le respect du cadre réglementaire des dossiers administratifs.
- Élaborer et animer un dispositif d'accueil de la population.
- Maîtriser les outils bureautiques.
Savoir-être
- Aimer le contact avec le public.
- Être diplomate.
- Être organisé, rigoureux.
- Discrétion professionnelle.
- Avoir le sens du service public (disponibilité, déontologie).
- Disposer d’excellentes qualités rédactionnelles et de synthèse.
- Disposer d’excellentes qualités relationnelles.
La Ville de Nogent (Haute-Marne – 52) recrute une ou un Assistant(e) à la Mairie
Placé sous l’autorité hiérarchique du Directeur Général des Services, l’agent aura pour objectifs d'aider des pôles dans la gestion, d'apporter un support au maire de la ville ainsi qu'au Directeur Général des Services ainsi que de s'occuper du conseil municipal et des commissions.