Au sein du service Médecine du travail vous assurez le fonctionnement des secrétariats médicaux, en gérant administrativement les données des agent·es et en assistant les médecins dans leur mission médicale et leur tiers-temps, dans le respect du secret médical.
Activités principales :
Assistance des médecins pour les visites médicales :
Organiser et suivre les convocations, répondre aux demandes de changement de rendez-vous et aux autres questions
Accueillir et effectuer le 1er contact avec les agent·es.
Créer, rechercher et préparer le dossier médical : réactualiser les coordonnées de l'agent·e, date et type de visite, etc.
Réaliser la biométrie et les examens complémentaires (audiogramme, visiotest, spirométrie, réflotron, clinitek).
Préparer les doses de vaccins.
Suivre les dossiers en attente, effectuer les relances des agent·es (convocation aux visites, résultats des avis et examens complémentaires demandés par le médecin)
Ranger les dossiers complets.
Tâches de secrétariat :
Enregistrer les visites
Effectuer la saisie informatique : codage des données pour le rapport annuel et les statistiques.
Courriers médicaux : réception et tri du courrier entrant pour chaque médecin (médecins traitants, comité médical et service prévention au travail, autres services), traitement de texte pour les documents internes ou externes, pour suite à donner, médicale ou de tiers-temps, classement des pièces dans les dossiers, établir les fiches de liaison en cas de mutation, archiver les dossiers des agent·es sortant·es.
Gestion des agendas des médecins (consultations, tiers-temps, réunions)
Participation à l'infirmerie :
assurer l'accueil physique et/ou téléphonique des personnes.
alerter les médecins et/ou de l'infirmière.
Effectuer la surveillance si nécessaire.
Assistance pour alerte des secours et de la police municipale pour les accès.
Activités secondaires nécessaires au fonctionnement du service :
Elles sont partagées entre les assistantes :
Être l'assistant·e de la cheffe de service.
Préparer et assurer la transmission des ordres de service.
Être le·la responsable informatique auprès des utilisateur·rices.
Effectuer les statistiques : saisie de paramètres et mises à jour, extractions de donnée.
Être le/la correspondant·e formation : saisies des demandes de formation.
Être le/la correspondant·e OGST : saisie des congés, formations
Assurer la comptabilité du service.
Être le/la responsable de la documentation : commander, faire circuler, classer et archiver la documentation spécifique de médecine du travail (revues, livres)
Bac à Bac +2 en secrétariat médico-social.
Expérience en secrétariat médical ou en assistanat en santé au travail.
Maîtrise :
des outils informatiques et logiciel métiers.
du vocabulaire médical.
de l'utilisation des appareils d'examens complémentaires (audiomètre, spiromètre).
des tâches administratives.
Autonomie.
Savoir prendre des initiatives.
Être polychrone et organisé·e.
Sens de l'accueil.
Discrétion.
Bac à Bac +2 en secrétariat médico-social.
Expérience en secrétariat médical ou en assistanat en santé au travail.
Maîtrise :
des outils informatiques et logiciel métiers.
du vocabulaire médical.
de l'utilisation des appareils d'examens complémentaires (audiomètre, spiromètre).
des tâches administratives.
Autonomie.
Savoir prendre des initiatives.
Être polychrone et organisé·e.
Sens de l'accueil.
Discrétion.