Postée il y a 23 heures
L'UFR LLCE met en œuvre les missions de service public d'enseignement supérieur et de recherche de l'UT2J dans le champ « sciences humaines et sociales (LLCER, LEA et LANSAD) » en assurant une mission générale de coordination de la politique pédagogique et scientifique et de la vie universitaire avec les 7 départements qui la composent.
Le Département d'Etudes Hispaniques et Hispano-américaines (DEHHA) met en œuvre les missions de service public d'enseignement supérieur et de recherche de l'UT2J dans son champ disciplinaire en élaborant les demandes d'accréditation des diplômes, en assurant la mise en œuvre de l'offre de formation, des contrôles et des examens, des dispositifs d'orientation, de soutien et d'innovation pédagogique. Il participe également à la mise en œuvre de la politique scientifique de l'Université, en liaison avec les unités de recherche et l'UFR de rattachement.
Vous intégrerez une équipe de 50 agents et vous serez rattaché.e hiérarchiquement au RAF de l'UFR.
Vos missions :
1/ Coordonner l'ensemble des activités de scolarité qui permettent de mettre en œuvre l'offre de formation proposée par le département :
- Mobiliser, manager les 3 agents et coordonner leur activité
- Organiser la rentrée universitaire de son département : élaboration de l'emploi du temps des 850 étudiants inscrits (2020/2021) en travail collaboratif avec la direction enseignante du département et publication sur Celcat Live.
- Programmer sur IGWeb le planning des groupes CM et/ou TD pour chacune des UE concernées
- Organiser les inscriptions pédagogiques en lien avec les gestionnaires de cursus
- Superviser le recueil des Modalités de Contrôle des Connaissances pour élaborer le document à faire voter et à publier
- Elaborer l'ensemble des calendriers d'examens et les modalités d'organisation administrative et matérielle des épreuves
2/ Assurer la gestion administrative du département, de l'inscription des étudiants jusqu'à la délivrance du diplôme, en lien avec la
direction du département et le Responsable Administratif et Financier de l'UFR :
- Collaborer aux réunions Vice-présidence aux moyens / direction du département pour l'évaluation annuelle du volume de la Dotation Globale Horaire du département.
- Assurer la gestion de la DGH du département : saisie de la répartition prévisionnelle, saisie du réalisé, suivi du recrutement dématérialisé des Chargés d'Enseignement Vacataires.
- Collaborer avec la Commission pédagogique lors de l'élaboration des nouvelles offres de formation pour porter les données de faisabilité administrative.
- Préparer les conseils du département, y participer (convocations, préparation et communication des dossiers en examen) et rédiger le compte-rendu.
3/ Suivre la gestion financière du département, en lien avec la direction du département et la Responsable Administrative et Financière de l'UFR :
- Calculer la répartition de l'enveloppe budgétaire annuelle (21000 euros en 2021) du département sur 1 Service Opérationnel
- Suivre l'enveloppe budgétaire allouée au département sur les centres de coûts
- Superviser ou établir des demandes d'achat à l'attention de la gestionnaire financière de l'UFR
4/ Contribuer à la communication interne et externe des activités du département :
- Veiller à mobiliser les outils de communication les plus pertinents pour la diffusion des informations devant être obligatoirement connues par les étudiants
- Systématiser un mode de communication et d'information vis-à-vis du public étudiant : mise en ligne sur l'ENT, IRIS, site web du département
- Participer à la création de supports de communication (flyers, affiches)
- Assurer un accueil physique, téléphonique et numérique
Compétences attendues :
- Réglementation de base des domaines traités: scolarité, gestion administrative, financière, RH et savoir conduire un projet de composante
- Règlementation et procédures de la scolarité
- Fonctionnement de l'organisation de l'enseignement supérieur et de la recherche
Experience: 1 An(s) - Fonctions de management
Compétences: Gérer les ressources humaines,Superviser la gestion financière,Manager, mobiliser et coordonner une équipe,Assurer un rôle de veille, contrôle administratif
Qualification: Agent de maîtrise
Secteur d'activité: Enseignement supérieur
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Experience: 1 An(s) - Fonctions de management
Compétences: Gérer les ressources humaines,Superviser la gestion financière,Manager, mobiliser et coordonner une équipe,Assurer un rôle de veille, contrôle administratif
Qualification: Agent de maîtrise
Secteur d'activité: Enseignement supérieur
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.