VILLENOY
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1- Préparer et suivre le Conseil Municipal
- Recenser les délibérations à inscrire à l’ordre du jour
- Mettre en forme la préparation du conseil et en assurer la transmission
- Assurer le suivi du conseil, la transmission des délibérations au contrôle de légalité et leur publication
- Assurer le classement et l’archivage papier et dématérialisé
2- Assurer le Secrétariat Général
- Gestion de l’agenda et de l’emploi du temps du Maire et de la Directrice Générale des Services
- Réception des appels téléphoniques
- Organisation de la logistique des différents évènements professionnels (réunions en présentiel ou en visio, déplacements, … )
- Préparation des dossiers nécessaires à la mission du Maire et de la Directrice Générale des Services
- Organisation de l’archivage des documents importants (collecter, classer et mettre à jour l’information)
- Gestion et actualisation de la documentation professionnelle et règlementaire
- Transmission et suivi des parapheurs
- Suivi du Comité de Direction
- Tenir le registre des délibérations et des décisions
- Assurer le secrétariat du Maire et de la Direction Générale
- Convocation et suivi des groupes de pilotage
- Convocation et suivi des commissions
3- Gestion des fournitures de l’Administration Générale
4- Centralisation des dossiers d’assurance
5- Suivi administratif des grands projets
V – Compétences liées au poste
Savoir :
- Maitrise du fonctionnement des collectivités territoriales
- Organisation d’une assemblée délibérante et connaissance des actes réglementaires
- Maitrise des outils bureautiques
Savoir faire :
- Sens de l’organisation et méthode – organiser et prioriser son travail
- Aisance rédactionnelle
- Savoir travailler en équipe et en transversalité – informations importantes ascendantes et descendantes
- Savoir organiser et planifier des évènements professionnels
Savoir être :
- Autonomie
- Rigueur
- Sens du service public
- Excellent relationnel
- Dynamisme
- Discrétion et confidentialité
Rattachement à Monsieur le Maire et Madame la Directrice Générale des Services