Dans le cadre de l’état civil
Rédaction des actes : mariages, décès et transcription de décès, naissance, reconnaissance, baptême civil
Inscriptions des mentions marginales
Copies d’actes
Tenue et mise à jour des registres
Réception des demandes d’inscriptions scolaire
Gestion de l’affichage
Recensement citoyen
Dans le cadre de l’administration générale
Accueillir les usagers en faisant preuve de courtoisie et en se montrant disponible
Recevoir les appels téléphoniques sur le standard de la mairie
Répondre aux questions des usagers dans des termes simples et les diriger vers le bon interlocuteur
Aider le cas échéant l’usager à compléter un dossier, à le mettre en forme, ou à rédiger des formulaires
Orienter l’usager à l’appui d’un plan de la ville
Remettre les formulaires et la documentation demandés par les usagers
Prise en charge de l’usager en cas de contestation ou de besoin d’explications
Affaires Générales (Recensement militaire, Légalisation de signature, etc.)
Gestion des affaires funéraires
Gestion des élections en lien avec l’assistante
Dans le cadre de l’urbanisme
Accueillir les administrés et répondre à leurs demandes en urbanisme et aménagement du territoire
Enregistrement des dossiers de permis de construire, de permis d’aménager, de DP, de DIA etc.
Rédaction des certificats d’urbanisme, des certificats communaux, des certificats d’alignement et d’attestations en faveur des notaires et géomètres
Transmission des dossiers aux services fiscaux référents / contrôle de légalité
Copie des dossiers aux partenaires extérieurs (Communauté de Commune, SICTEUB…)
Interface relationnelle entre Monsieur le Maire, les administrés et les prestataires locaux dans les domaines de l’aménagement du territoire, de l’urbanisme ou de l’architecture.
Dans le cadre du secrétariat de la direction
Gestion du courrier (ouverture du courrier, classement par thème du courrier, dépôt du courrier à la direction)
Rédaction de courrier
Classement
Tâches ponctuelles liées aux ressources humaines (courrier candidat non retenu, préparation des entretiens annuels etc.)
Tâches liées à la comptabilité (intervention sur l’inventaire, gestion des baux communaux et loyers, mandats, titres et bons de commande en cas de forte activité etc.)
EXPÉRIENCE EXIGÉE EN ÉTAT CIVIL - CIMETIÈRE - ACCUEIL ET SECRÉTARIAT GÉNÉRAL
Maîtriser les techniques de réception d'accueil et de secrétariat
Être capable de recevoir, identifier, orienter et informer les usagers
Assurer une bonne gestion des appels téléphoniques
Maîtriser les outils d'information, de recherches documentaires et de communication au service des usagers : agenda, site de la ville…
Procédure et fonctionnement de la collectivité
Collecter et assurer la diffusion des bonnes informations, écrites ou orales
Veiller à la mise à jour des informations
Connaissance de l’environnement institutionnel, des collectivités territoriales, de la fonction publique territoriale
Maîtrise du logiciel EXCEL, WORD : tableau/courrier
Maîtrise logiciel BERGER LEVRAULT : état civil / élections / recensement citoyen
Maîtrise logiciel GESCIME : Cimetière
Maîtrise logiciel ROMUALD : Annuaire de la Commune
Expérience exigée.
Assurer un accueil physique et téléphonique en direction des administrés notamment sur les sujets état civil, cimetière et administration générale, avec qualité, bienveillance, courtoisie et efficacité afin de valoriser et véhiculer une image de la mairie et des services municipaux à l’écoute des citoyens.
Assurer le secrétariat de la direction administrative, financière et RH.