Sous la responsabilité de la Directrice des Moyens Généraux, le(la) responsable de la cellule Accueil-Courrier a en charge :
* D'organiser et de coordonner les activités de sa cellule :
- Préparer, proposer et suivre le budget de sa cellule ;
- Assurer l'encadrement de son équipe et impulser la dynamique de fonctionnement de la cellule ;
- Piloter les activités de la cellule sur la globalité des missions à mener (assurer notamment le bon déroulement du processus de gestion du courrier (tri du courrier, affranchissement, mise sous plis des invitations et courriers, etc...) et d'accueil physique et téléphonique des usagers de la Maison des Services Publics)), en termes de coordination, de planification et d'organisation ;
- Assurer le suivi quotidien (tant technique, qu'administratif) de la solution logicielle de gestion du courrier ;
- Contrôler et évaluer la performance des missions de sa cellule, au moyen des outils mis en place par la direction (tableaux de bord de suivi, études statistiques, outils de contrôle, ...) ;
- Contribuer aux réflexions de la direction sur la réponse aux besoins techniques non encore couverts ;
- Garantir le respect quotidien des obligations normatives et des processus d'achats publics ;
- Élaborer les pièces techniques des marchés publics gérés par sa cellule, réaliser les rapports d'analyse des offres afférents et assurer le suivi financier quotidien des dits marchés ;
- Respecter et faire respecter la politique et les règles d'hygiène, sécurité et qualité de vie au service.
* D'assurer le conseil et l'assistance dans ses domaines de compétences :
- Participer à l'élaboration et à la mise en oeuvre de tableaux de bord ;
- Réaliser un reporting des activités de son équipe ;
- Assurer les liens avec les services opérationnels et fonctionnels des deux collectivités.
* Savoirs :
- Connaissance de l'environnement professionnel et institutionnel ;
- Méthode et outils d'évaluation des politiques publiques ;
- Instances, processus et circuit de décision des collectivités Ville et Agglomération ;
- Méthode et outils d'observation, d'analyse et de prospective ;
- Connaissance du domaine de la commande publique.
* Savoir-faire :
- Capacité à fédérer ses collaborateurs;
- Qualités rédactionnelles et relationnelles avérées ;
- Aptitude au management ;
- Capacité à animer et conduire des réunions ;
- Capacité à travailler en équipe et en transversalité ;
- Capacité à rendre compte.
* Savoir-être :
- Capacité d'écoute, force de proposition ;
- Initiative, organisation, disponibilité ;
- Maîtrise de soi.
La cellule Accueil-Courrier, placée sous la responsabilité de la directrice des Moyens Généraux, a pour mission l'organisation des missions d'accueil du bâtiment de la Maison des Services Publics et de gestion et de distribution du courrier, pour les administrations et les services opérationnels de deux collectivités, en qualité de service commun.
Véritable service support, les missions de cette cellule portent également sur l'élaboration et le pilotage des budgets afférents, dans le respect des process inhérents à ces collectivités.
L'équipe est constituée de quatre agents : deux agents d'accueil et deux agents gestionnaires du courrier.