Le Cabinet accompagne la Maire de Strasbourg, la Présidente de l'Eurométropole et les élu·es dans l'exercice de leurs responsabilités (agendas, représentations, courriers, administration générale). Il veille à la mise en oeuvre des orientations prises par la municipalité de Strasbourg et de l'Eurométropole. Il a un rôle de facilitateur dans l'organisation et de gestion du travail des collaborateur·rices, assistant·es, secrétaires et personnels de l'administration générale qui y sont rattachés.
Sous la responsabilité d'élu·es, vous êtes en charge de la gestion de leurs contacts internes et externes. Vous assurez leur secrétariat en coordination avec, d'une part, les secrétariats particuliers de la Maire, de la Présidente, des co-Directeurs de Cabinet et le secrétariat de la Directrice générale des services et, d'autre part, les services et les assistant·es des élu·es dans les quartiers et au CA. Vous êtes en charge du suivi des dossiers transversaux, du courrier et des interventions de l'élu·e.
Activités principales :
Organiser les réunions (convocations, réservations de salles, intendance), préparer les dossiers et rédiger les comptes rendus.
Effectuer les activités et travaux de secrétariat (saisie et mise en forme de documents).
Effectuer l'accueil téléphonique et physique des visiteur·euses internes et externes pour l'élu·e.
Suivre et diffuser le courrier de l'élu·e (tri, enregistrement, distribution, suivi des délais de réponse, recueil des visas et des signatures, expédition, classement et archivage des documents).
Instruire les courriers d'intérêt général pour l'élu-e.
Coordonner les activités avec les secrétariats particuliers de la Maire, de la Présidente, des co-Directeurs de Cabinet, avec les autres secrétariats des adjoint·es et vice-président·es, le secrétariat de la Directrice générale des services, les secrétariats d'organismes auprès desquels l'élu·e assure le cas échéant la fonction de président·e.
Tenir l'agenda de l'élu-e.
Activités secondaires :
Gérer les déplacements de l'élu·e.
Organiser le classement et l'archivage des documents de l'élu·e.
Gérer les fournitures de bureau et l'intendance.
Assurer la fonction de correspondant·e des Moyens généraux.
Assurer une veille des informations publiées dans la presse.
- CAP/BEP à Bac en secrétariat, assistanat de direction ou équivalent.
- Expérience sur un poste similaire requérant une maîtrise des techniques de secrétariat et des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
- Capacité à organiser son travail de façon à pouvoir gérer efficacement plusieurs demandes simultanées et passer facilement d'un dossier à l'autre, capacité à identifier et hiérarchiser les priorités, à adapter son planning et son rythme de travail lorsque une tâche urgente le nécessite.
- Capacité à organiser l'agenda de l'élu·e en tenant comptes des échéances et des priorités.
- Capacité à organiser les réunions et déplacements.
- Capacité à accueillir, renseigner et orienter les interlocuteur·trices.
- Capacité à filtrer les appels : identifier les interlocuteur·trices, évaluer l'urgence et l'importance de l'appel et choisir l'attitude adaptée.
- Capacité à s'adapter et à travailler avec des partenaires multiples, internes et externes.
- Capacité à rechercher des informations.
- Capacités rédactionnelles, d'analyse et de synthèse.
- Rigueur et méthode.
- Autonomie, anticipation, réactivité, prise d'initiatives.
- Diplomatie et courtoisie.
- Discrétion et confidentialité.
- CAP/BEP à Bac en secrétariat, assistanat de direction ou équivalent.
- Expérience sur un poste similaire requérant une maîtrise des techniques de secrétariat et des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
- Capacité à organiser son travail de façon à pouvoir gérer efficacement plusieurs demandes simultanées et passer facilement d'un dossier à l'autre, capacité à identifier et hiérarchiser les priorités, à adapter son planning et son rythme de travail lorsque une tâche urgente le nécessite.
- Capacité à organiser l'agenda de l'élu·e en tenant comptes des échéances et des priorités.
- Capacité à organiser les réunions et déplacements.
- Capacité à accueillir, renseigner et orienter les interlocuteur·trices.
- Capacité à filtrer les appels : identifier les interlocuteur·trices, évaluer l'urgence et l'importance de l'appel et choisir l'attitude adaptée.
- Capacité à s'adapter et à travailler avec des partenaires multiples, internes et externes.
- Capacité à rechercher des informations.
- Capacités rédactionnelles, d'analyse et de synthèse.
- Rigueur et méthode.
- Autonomie, anticipation, réactivité, prise d'initiatives.
- Diplomatie et courtoisie.
- Discrétion et confidentialité.