1. Gestion administrative du pôle et gestion des régies
- Gérer la régie de recettes des Zèbres en tant que régisseuse principale titulaire
- Gérer la régie d’avances « jeunesse » en tant que régisseuse principale titulaire
- Assurer le paiement des dépenses liées au fonctionnement de la régie et procéder à l’encaissement des recettes réglées par les usagers en lien avec les régisseurs suppléants et les mandataires
- Contrôler les éléments comptables nécessaires au suivi des activités des régies et des sous-régies
- Organiser et veiller au bon fonctionnement des régies par l’équipe des mandataires et des sous-régisseurs
- Gérer les commandes de fournitures de bureau
- Assurer des travaux de secrétariat et le suivi administratif pour l’ensemble du pôle : rédaction, gestion du courrier, suivi des instances, en lien avec la directrice de Pôle et la directrice de l’école de musique.
- Assurer la diffusion de la communication sur site, à l’extérieur (affichage) et sur tout type de support numérique (sites, réseaux sociaux…) pour l’école de musique et la saison culturelle.
Missions propres à l’école de musique :
- Gérer les locations du parc instrumental avec les enseignants
- Gérer les informations, l’accueil et apporter un soutien administratif aux enseignants
- Classer et archiver les documents administratifs et musicaux
- Gérer les réinscriptions et inscriptions avec la direction de l’école de musique
- Saisir des informations dans le logiciel « imuse »
- Préparer et gérer administrativement les examens et concerts (programme, SACEM)
2. Gestion d'accueil de l’école de musique
- Assurer l’accueil physique, téléphonique et numérique du public (mails et réseaux sociaux), prise et transmission des messages et courriers
- Renseigner les publics sur l’offre de services de l’école de musique
- Renseigner et apporter une aide aux inscriptions pour l’école de musique
Missions propres à l’école de musique :
- Aider à l’installation et au rangement des salles, accueillir et gérer le public lors des concerts
Missions ponctuelles :
- Assurer l’accueil physique, téléphonique et numérique du public (mails et réseaux sociaux), prise et transmission des messages et courriers à l’échelle du Zèbre d’Albert
- Renseigner les publics sur l’offre de services générale du Zèbre
- Gérer les entrées et les sorties (intervenants et livraisons), faire appliquer et suivre les diverses consignes de sécurité de l'établissement
- Renseigner et apporter une aide aux inscriptions pour l’école de musique
- Apporter des renseignements de premier niveau aux usagers sur l’ensemble des services de la Communauté de Communes et renvoyer vers le bon interlocuteur
- Aider à l’installation et à l’organisation de temps forts de Pôle
- Gérer la location de minibus rouge (relation avec les associations et état des lieux)
Réaliser toutes tâches liées au bon fonctionnement du service
Savoir :
- Connaissance de l'environnement des collectivités territoriales et de leurs partenaires institutionnels
- Connaissance du milieu culturel et du monde associatif
Savoir-faire / Savoir-être :
- Maîtrise des règles de comptabilité publique liées à la gestion de la caisse et aux régies
- Maîtrise des techniques de communication écrites et orales
- Maîtrise des outils bureautiques et multimédias notamment des logiciels Arpège et Imuse
- Capacité à rendre compte
- Sens de l’organisation et du travail d’équipe
- Travail en transversalité au sein d’une équipe pluridisciplinaire
- Bon sens relationnel et discrétion professionnelle
- Savoir gérer les situations de stress et réguler les tensions
- Force de propositions
- Travail ponctuel le soir, le week-end en cas de concert ou temps forts
Poste rattaché à la Direction du Pôle Culture – Jeunesse qui implique une capacité à travailler en équipe et une polyvalence au sein du pôle culture-jeunesse.