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MISSION 1 : secrétariat des services techniques territoriaux
Gérer l'accueil physique et téléphonique (prise de message, orientation vers les bons interlocuteurs...).
Assurer l'organisation et la préparation des réunions /rendez-vous de l'équipe des services techniques : prise de rendez-vous, préparation des fonds de dossier, réservation des salles, rédiger les compte-rendu
En lien avec les assistantes DGA : réception, transmission, suivi du traitement du courrier et participation à la mise en forme des courriers départ. Réaliser les travaux de bureautique, prendre des notes, saisir et mettre en forme tous types de documents
MISSION 2 : Accompagnement administratif des équipes techniques
Assurer, avec les chefs de services technique, la prise en main des outils de gestion informatique, dont ELISE et autres outils régionaux
Sur demande du chef de service, alerter les équipes, pour la complétude des tableaux de recensement (commissions de sécurité, réunions de maintenance et des inspections hygiène, autorisations d’urbanisme...) et des tableaux de suivis techniques et financier
MISSION 3 : Missions transverses pour l'ensemble des agents de la DPM, en lien avec les autres assistants de la DPM
Hygiène et conditions de travail (équipements de protection individuels, outillage...)
Aménagement des espaces de travail pour la direction dont l'archivage
Classement et archivage
MISSION 4 : Assurer les aspects logistiques des services
Suivi et coordination des frais de remboursement
Différentes commandes de matériel
MISSION 5 : Assurer la continuité de service par le remplacement en cas d'absence des autres assistants
Assurer l'intérim de ses collègues assistants de la direction, en périodes de congés et en cas d’absences
- Connaissance des règles de correspondance administrative et des circuits administratifs, techniques de classement et d'archivage.
- Connaissances des règles de rédaction administrative, règles de syntaxe, grammaire et orthographe, outils informatiques et bureautiques.
- Connaissances de base du fonctionnement d'une collectivité locale et de son environnement institutionnel
- Savoir comprendre et appliquer une consigne ou une procédure et informer sa hiérarchie en cas d'anomalies
- Savoir réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers Savoir organiser son travail et gérer les priorités Être capable d'utiliser des
- Compétences en informatique : maîtrise des outils bureautiques (Word-Excel-Outlook...) et logiciels régionaux
- Savoir faire preuve de discrétion professionnelle.
- Savoir gérer les situations d'urgence
- Savoir faire preuve de rigueur et d'organisation
Sous l'autorité de la directrice du patrimoine et de la maintenance, vous assurez l'assistance administrative des services techniques territoriaux (chefs de service, ingénieurs et techniciens).