ACTIVITES ET TACHES PRINCIPALES DU POSTE
La liste ci-dessous correspond aux principales activités de l’agent. Elle ne peut en aucun cas être exhaustive car des tâches ponctuelles ou annexes peuvent être demandées en fonction des besoins ; la polyvalence étant nécessaire quelle que soit la fonction exercée.
• Responsable du service Ecole-entretien
- Organisation du service, élaboration des emplois du temps
- Suivi des activités des agents de l’école, la cantine et du périscolaire (en lien avec les agents d’accueil en ce qui concerne le besoin de ménage dans les salles communales)
- Recrutement
- Rédaction des contrats (en lien avec le secrétaire général)
- Note de service, entretiens informels, consignes en cas d’urgence
- Suivi des projets d’accueil individualisés (PAI) impactant les services périscolaires
- Entretien annuel des agents du service, mise à jour de leurs fiches de poste
• Responsable Communication
- Suivi de l’élaboration des supports de communication (page facebook mairie, gazette communale, prospectus, signalétique,..)
- Responsable du site internet (suivi des modifications, interlocuteur du prestataire, force de proposition, animation)
• Responsable Urbanisme
- Accueil, information et conseil des pétitionnaires et du public
- Organisation et suivi des réunions avec l’architecte conseil
- Tenue et mise à jour des logiciels d’urbanisme (CartADS, platAU, SIG métropolitain,..)
- Instruction des dossiers au regard des règles d'occupation des sols au sens du code de l'urbanisme (le cas échéant, en appui du service urbanisme de Miramas)
- Envoi et suivi des demandes d’avis aux organismes extérieurs (délégation de signature)
- Suivi des demandes et contrôle des délais, signature des accusés réception (délégation de signature)
- Traitement et envoi des dossiers aux pétitionnaires et aux organismes divers
- Traitement des courriers divers relatifs au service
- Tenue des rendez-vous de l’élu en charge de l’urbanisme
- Tenue d’un registre de fréquentation
- Suivi de la mise en place et des révisions/modifications de la planification (PLU, PLUi, Scot) (en lien avec le secrétaire général)
- Réponse aux demandes d’information par les notaires (délégation de signature)
- Appui technique dans le cadre des procédures contentieuses en matière d’urbanisme
- Assurer une veille juridique (jurisprudence, textes,...)
- Appui au contrôle des autorisations accordées et constatation des infractions (en lien avec le policier municipal)
- Suivi et relances des infractions constatées (en lien avec le policier municipal), arrêtés de mise en demeure, astreinte et amende administratives (en lien avec le secrétaire général)
• Adjoint du Secrétaire Général
- Appui dans tous ses domaines de compétence (RH, marchés, budget, suivi des actes de police administrative, contentieux, dossiers fonciers,…)
• Subventions
- Préparation et montage des dossiers de demandes de subventions
- Envoi aux différents organismes
- Suivi des demandes jusqu’au paiement du solde
- Tenue du tableau récapitulatif des demandes de subventions et des versements
ACTIVITES SECONDAIRES
• Ressources humaines
- Suivi de l’absentéisme (maladie, congés, récupération) et rédaction des arrêtés
- Préparation et transmission des documents nécessaires à l’élaboration de la paie
- Veille réglementaire et mise en application des réformes règlementaires
- Suivi de la formation des agents et élus (en lien avec le secrétaire général)
• Assistant de Prévention (ex-ACMO)
- Suivre les formations obligatoires et se tenir informé des évolutions réglementaires
- Interlocuteur privilégié des agents et du CDG13 en termes de prévention du risque professionnel
- Signalement, par écrit, des risques repérés constituant un danger grave et imminent pour les agents
- Mise en place et actualisation des documents de prévention (en lien avec le secrétaire général)
- Suivi des formations techniques obligatoires des agents (Caces, habilitation électrique)
• Appui à la préparation de manifestations d’intérêt communal
- Aider les associations locales dans leurs demandes d’autorisations (rappel réglementaire, procédure, contraintes techniques,..)
- Etablir les conventions et états des lieux en cas de mis à disposition de salles communales
- Coordination des agents et moyens communaux mobilisés
- Mise à jour des fiches de procédure des manifestations concernées
• Assainissement
- Suivre les dossiers d’infractions en termes d’assainissement
• En cas d’absence, assurer le remplacement de ses collègues dans leurs missions
- Direction générale des services en l’absence du secrétaire général
- Accueil téléphonique et physique
- Surveillance de la cour d’école à la pause méridienne
- Urbanisme (enregistrement des demandes d’urbanisme, DIA, tenue des tableaux de bord)
- Niveau minimum requis : BAC
- Expérience exigée en instruction de demande d’urbanisme
- Expérience souhaitée en direction de service
- Permis B souhaité
SECRETAIRE GENERAL DE MAIRIE ADJOINT en charge, en lien avec le secrétaire général, de :
• Service Ecole-entretien
• Communication
• Urbanisme
• Subventions