MAIRIE DE HENIN-BEAUMONT
Postée il y a 11 heures
Suivi et aide dans les marchés publics et du budget des Services Techniques
Gestion des astreintes, gestion du personnel d'accueil, polyvalence en secrétariat, gestion des TIG, gestion des chiffrages de dossiers contentieux et FTU
Recevoir, filtrer et orienter des appels téléphoniques
Accueillir des usages
Identifier une demande, l'analyser et la formaliser
S'exprimer correctement par écrit et oralement
Maîtriser Internet, Outlook, les logiciels WORD, EXCEL, SOGELINK DT-DICT (logiciel voirie), MAINTI 4
Connaissance en marchés publics et finances publiques
Prendre des notes et mettre en forme des courriers, notes, rapports, compte-rendu de réunions internes
Réaliser et utiliser des documents de type tableau de bord
Rendre compte de son activité
Distinguer le caractère urgent des informations à transmettre
Rechercher et diffuser des informations
Dématérialisation et classement de divers documents administratifs et financiers
Classer et archiver des documents de manière simple et accessible
Respecter les délais de transmission de documents
Travail en binôme
Gestion des astreintes : établissement du planning annuel, suivi des stocks et du matériel nécessaires à l'astreinte, établissement d'un tableau de bord d'interventions réalisées avec les chefs d'astreinte, réalisation du bilan annuel, envoi des éléments paye en RH, gestion des cahiers des charges et planification des interventions éventuelles à réaliser par l'astreinte (plots béton, rochers à déplacer, barrières à ouvrir, point d'eau...) suivi du budget astreinte, gestion des clés, mise à jour régulière de la valise d'astreinte, réalisation de mail et demande d'interventions suite à intervention d'astreinte
Suivi des marchés publics des Services Techniques (notification, avenant, reconductions, ordres de services DC4, DC5, DC6...), mise en page des pièces de marchés, rédaction de rapport d'analyses, rédaction de marchés publics, relance des services pour les marchés arrivant à échéance, enregistrement des OS et EXE dans la base commune du service Marchés Publics et dans la base interne des Services Techniques
Remplacement de la secrétaire voirie : gestion des DODP, des DT-DICT, des ATU, des demandes d'interventions CAHC, les emplacements PMR, les courriers aux riverains/commerçants pour travaux, des arrêtés municipaux pour manifestations ou travaux...
Remplacement des secrétariats des services
Polyvalence secrétariat pour les Services Techniques
Référent des dossiers TIG : affectation des personnes dans les services, suivi des dossiers, gestion d'un tableau de bord
Administrateur suppléante sur le logiciel MAINTI 4
Référent des dossiers contentieux : chiffrage réalisé avec intervention astreinte et/ou réparation en journée par les services suite à des accidents...
Gestion de la comptabilité des Services Techniques : investissement, fonctionnement, suivi des pré-bons et bons (via FAST), envoi aux sociétés ou agents référents, suivi des commandes et livraison, facturation, suivi budget, points réguliers, tableaux de bord
Gestion et centralisation des documents RH des Services Techniques
Suivi et tableau de bord des dossiers FTU