Postée il y a 2 jours
La description des activités du poste :
- Coordination de l'ensemble des activités liées à l'accueil des usagers assurées par des bénévoles, afin de maintenir la continuité et la qualité du service : accueil, gestion administrative des usagers, gestion de la disponibilité de produits dans l'épicerie, gestion des aléas, soutien informatique, accompagnement des nouveaux bénévoles, pilotage de nouveaux projets, accompagnement des changements d'organisation et de fonctionnement.
- Gestion du fonctionnement courant : gérer la logistique opérationnelle, résoudre les problèmes, réaliser les achats nécessaires.
- Gestion administrative : Assurer la gestion des contrats avec tous les prestataires, la vérification des factures pour mise en paiement, ainsi que le secrétariat courant : classement des dossiers, suivi des mails et retransmission aux responsables, envoi des courriers, participer à l'élaboration de différents dossiers.
- Animation : Organiser en collaboration avec les bénévoles responsables, les moments d'accueil et d'animation des usagers avec les différents partenaires.
- Communication externe et interne : Assurer la mise à jour des différents supports de communication ( site web,...) journal interne, et supports de communication divers
La particularité du poste :
- Dans un environnement associatif composé quasi exclusivement de bénévoles, avec l'obligation de s'adapter à leurs caractéristiques très différentes les unes des autres : compétence, disponibilité, liberté de choix d'activité, motivation. Cela nécessite de trouver une place non hiérarchique, proche des personnes, en compréhension de leurs attentes, tout en assurant la qualité du service attendue pour les usagers.
- Dans un contexte d'accueil de personnes en grande précarité, avec des caractéristiques particulières, diversité d'âges, de culture et d'origine, fréquemment sans maîtrise du français. Cela nécessite une grande disponibilité d'écoute, et d'adaptation à chacun (utilisation fréquente de l'anglais, de l'arabe,..).
- Dans un cadre financièrement contraint avec des disponibilités aléatoires de produits proposés dans l'épicerie qui nécessite un dialogue permanent avec l'approvisionnement pour assurer la qualité du service offert aux usagers.
- En étant seul/e salarié/e pour assurer toute la gestion administrative et logistique de l'association sur des sujets d'une grande diversité.
Les conditions de l'exercice de l'activité nécessitent une grande autonomie et des capacités à prendre des décisions.
Le temps de travail est de 35h par semaine du lundi au vendredi de 8h à 15 h. Activité à exercer uniquement au sein de l'association
Experience: 24 Mois - en milieu associatif
Compétences: Gestion administrative du courrier,Modalités d'accueil,Planification des tâches et gestion des priorités,Techniques de numérisation,Gérer un planning,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles,Réaliser la gestion administrative des contrats,Définir une stratégie de communication,Créer, organiser ou coordonner un évènement,Accueillir, orienter, renseigner un public,Assurer un accueil téléphonique,Piloter une activité,Animer, coordonner une équipe,Archiver des dossiers et documents de référence,Classer des documents,Utiliser les outils numériques,Collecter et analyser des données, des informations,Relayer de l'information,Préparer et animer une réunion, un groupe de travail, un atelier,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Réaliser la gestion administrative du personnel,Mettre à jour un dossier, une base de données,Fonctionnement d’une structure associative,Pilotage de projets ,Autonomie et capacité à prendre des decisions,Accueil public en grande precarité,Animation de benevoles,Coordination activités diverses,Animation Communication et outils associés,Empathie et bienveillance public et bénévoles
Langues: Anglais exigé,Arabe souhaité
Qualification: Agent de maîtrise
Secteur d'activité: Action sociale sans hébergement n.c.a.
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Prendre des initiatives et être force de proposition : Capacité à initier, imaginer des propositions nouvelles pour résoudre les problèmes identifiés ou améliorer une situation. Être proactif.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Experience: 24 Mois - en milieu associatif
Compétences: Gestion administrative du courrier,Modalités d'accueil,Planification des tâches et gestion des priorités,Techniques de numérisation,Gérer un planning,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles,Réaliser la gestion administrative des contrats,Définir une stratégie de communication,Créer, organiser ou coordonner un évènement,Accueillir, orienter, renseigner un public,Assurer un accueil téléphonique,Piloter une activité,Animer, coordonner une équipe,Archiver des dossiers et documents de référence,Classer des documents,Utiliser les outils numériques,Collecter et analyser des données, des informations,Relayer de l'information,Préparer et animer une réunion, un groupe de travail, un atelier,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Réaliser la gestion administrative du personnel,Mettre à jour un dossier, une base de données,Fonctionnement d’une structure associative,Pilotage de projets ,Autonomie et capacité à prendre des decisions,Accueil public en grande precarité,Animation de benevoles,Coordination activités diverses,Animation Communication et outils associés,Empathie et bienveillance public et bénévoles
Langues: Anglais exigé,Arabe souhaité
Qualification: Agent de maîtrise
Secteur d'activité: Action sociale sans hébergement n.c.a.
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Prendre des initiatives et être force de proposition : Capacité à initier, imaginer des propositions nouvelles pour résoudre les problèmes identifiés ou améliorer une situation. Être proactif.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.