- Gère les réunions de la Commission Permanente du Conseil Départemental,
- Participe au processus d'organisation des réunions de l'Institution et à ce titre assure la
suppléance du poste gestionnaire des réunions du Conseil départemental,
- Est référent Direction Systèmes d'Information,
- Est référent du site de l'Institution « Cotedor.fr »,
- Assure la suppléance du secrétariat de l'Amicale des Anciens Conseillers Généraux,
Départementaux et Régionaux de la Côte-d'Or,
- Assure la suppléance du poste de gestionnaire de la situation administrative et financière des élus.
TâcheS OU ACTIVITES PRINCIPALES POUR CHAQUE MISSION :
Gère les réunions Commission Permanente du Conseil Départemental :
Centralise les listes de rapports présentés par les Pôles et services,
Réceptionne les rapports pour leur mise en conformité,
Suit la transmission des rapports dans les services (KDelib), à la DGSD, au Président (Cloud) et aux Élus (KBox),
Coordonne et contrôle en liaison avec les Pôles,
Prépare les réunions,
Organise les réunions décentralisées,
Établit le procès-verbal de la réunion,
Met en forme les délibérations,
Traite de façon informatique les rapports et les délibérations avec le
logiciel KDelib,
Transmet au Contrôle de Légalité et publie les délibérations avec les logiciels KDelib et KPub.
Participe au processus d'organisation des réunions de l'Institution dans le cadre de la
polyvalence du service et est présente en salle des séances pour prise de notes.
Assiste les utilisateurs du logiciel KDelib
Dans le cadre de la suppléance du poste de gestionnaire de la situation administrative
et financière des Élus assure :
la gestion administrative et financière des indemnités (E Magnus,
logiciel de gestion financière), frais de mission et de déplacement des Conseillers Départementaux,
la gestion administrative et financière des crédits alloués pour le fonctionnement des groupes d'Élus,
la gestion administrative et financière de l'Association Mutuelle de
Retraite des Conseillers Généraux et des Conseillers Départementaux de la Côte-d'Or,
la gestion administrative et financière des marchés relatifs aux retransmissions et aux retranscriptions des séances publiques de Conseil Départemental et suivi des lignes budgétaires du service,
le suivi de la formation des Élus.
Dans le cadre de la suppléance du secrétariat de l'Amicale des anciens Conseillers Généraux Départementaux et Régionaux de la Côte-d'Or.
Gère les réunions de Bureau et les « sorties » de l'amicale,
Organise l'Assemblée Générale,
Rédige les comptes rendus,
Met en forme et édite les courriers (convocations, Appels à cotisation, etc.),
Réceptionne et traite l'information concernant l'Amicale.
CONTEXTE PARTICULIER OU SPECIFIQUE AU POSTE :
- Maîtrise avancée des outils informatiques (bureautique, site internet, logiciel métier)
- Diplomatie
- Dynamique
- Disponibilité
- Discrétion
- Travail d'équipe
- Rigueur
TRONC COMMUN DE COMPÉTENCES
Accueillir physiquement et téléphoniquement les différents interlocuteurs
Gérer les agendas de l'équipe et prendre des rendez-vous en fonction des priorités et des échéances
Rechercher et diffuser des informations quel que soit le vecteur
Apporter une réponse précise et claire à des demandes et orienter le cas échéant
Respecter les priorités, gérer l'urgence et l'imprévu
Créer, utiliser, modifier et imprimer des tableaux (contenant, chiffres, calculs ou textes)
Trier, classer et archiver des documents
Rédiger des courriers, notes ou compte-rendu en respectant les outils internes
Utiliser les applicatifs métiers
Suivre et gérer des dossiers
Préparer des réunions et les dossiers (ordre du jour, convocations, procès verbal)
TRONC COMPÉTENCES SPÉCIFIQUES
Connaître les instances de décision de la collectivité
Connaître l'organisation et les services de la collectivité
Apporter conseil et expertise auprès des services pour l'utilisation des différents outils
informatiques liés au fonctionnement du service
Travailler à la fois en autonomie et en équipe
TRONC COMMUN DE COMPÉTENCES
Accueillir physiquement et téléphoniquement les différents interlocuteurs
Gérer les agendas de l'équipe et prendre des rendez-vous en fonction des priorités et des échéances
Rechercher et diffuser des informations quel que soit le vecteur
Apporter une réponse précise et claire à des demandes et orienter le cas échéant
Respecter les priorités, gérer l'urgence et l'imprévu
Créer, utiliser, modifier et imprimer des tableaux (contenant, chiffres, calculs ou textes)
Trier, classer et archiver des documents
Rédiger des courriers, notes ou compte-rendu en respectant les outils internes
Utiliser les applicatifs métiers
Suivre et gérer des dossiers
Préparer des réunions et les dossiers (ordre du jour, convocations, procès verbal)
TRONC COMPÉTENCES SPÉCIFIQUES
Connaître les instances de décision de la collectivité
Connaître l'organisation et les services de la collectivité
Apporter conseil et expertise auprès des services pour l'utilisation des différents outils
informatiques liés au fonctionnement du service
Travailler à la fois en autonomie et en équipe