Libelle du poste : Responsable pole état civil, élections, funéraire (F/H)
Direction - Service : DAG - Service relation citoyen
Placé(e) sous l'autorité de la Responsable du Service Relation Citoyen (N+1) et de la Directrice Générale Ajointe Relation Usagers et Affaires Générales (N+2), vous serez chargé(e) de :
- Piloter, et coordonner les missions liées à l'Etat civil, les élections, le funéraire et le recensement de la population.
- Animer et superviser l'activité de votre équipe en tant que manager (gestion des plannings, organisation de la charge de travail, conseil et appui) - équipe état civil : 4 agents - équipe cimetière : 3 agents.
- Etre garant de la sécurité juridique des actes établis
- Organiser les opérations électorales : notamment le suivi des listes électorales ainsi que l'organisation des commissions de contrôle.
- Participer à la modernisation et à la qualité de l'accueil du public.
- Elaborer le budget du pôle et assurer sa bonne exécution.
Management et pilotage d'activité
- Encadrement des 4 agents du pôle Etat Civil et des 3 agents du cimetière.
- Participer à la définition, à l'optimisation et à la mise en oeuvre des orientations en matière d'affaires civiles.
- Organiser les activités du service (élections, recensement, mariages, cimetière).
- Développer des outils de pilotage et de suivi.
- Accompagner les agents dans l'application des nouvelles réglementations.
- Préparer et gérer le budget du secteur des affaires civiles et superviser le budget du cimetière
Modernisation de l'accueil du public :
- Participer à la mise à jour des procédures existantes, des supports de communication et à la simplification administrative.
- Accompagner les agents dans l'utilisation des nouveaux outils.
- Participer à la recherche d'amélioration continue de la qualité du service rendu.
Etat civil :
- Management de l'équipe (4 agents)
- Expertise juridique : mise en oeuvre des obligations réglementaires, élaboration des procédures, résolution des problématiques complexes
- Garant de la tenue des registres et de l'archivage
- Référent dans le cadre des relations de travail avec les différentes administrations (tribunal, Procureur, Préfecture, INSEE)
Elections :
- Gestion de la liste électorale.
- Préparation et organisation des scrutins électoraux, recrutement du personnel, membre du bureau centralisateur les jours de scrutin.
Coordonnateur communal du recensement de la population :
- En étroite collaboration avec l'INSEE, pilotage des opérations de collecte.
Cimetière :
- Management de l'équipe (3 agents).
- Suivi de l'activité et des projets.
- S'adapter aux évolutions réglementaires du secteur et aux nouveaux outils numériques
CONDITIONS D'EXERCICE DES MISSIONS / ENVIRONNEMENT DU POSTE
Positionnement hiérarchique:
N+1 : Responsable du service Relation Citoyen
N+2 : Directrice Générale Adjointe Relation Usagers et Affaires Générales
Lieu de travail :
Hôtel de ville de Cachan
8 rue Camille Desmoulins
94230 Cachan
Temps de travail :1607 heures annuelles
Informations complémentaires :
- Prime annuelle
- Dispositif d'action sociale "CNAS
- Participation employeur à la mutuelle (si contrat labellisé)
- Politique de formation active
Particularités ou contraintes du poste
:
Contrainte : permanence du jeudi soir jusqu'à 19H et samedi matin à assurer en alternance.
SAVOIRS :
- Formation en droit public, Avoir connaissance de la réglementation en matière d'état-civil, de droit électoral et de droit funéraire,
- Avoir connaissance de l'organisation générale des services de l'administration et de l'environnement territorial,
- Maîtriser l'outil informatique (bureautique, logiciels métiers).
SAVOIRS - FAIRE:
- Savoir manager une équipe
- Avoir une expérience de l'accueil du public
- Savoir appliquer des procédures administratives et en assurer le suivi
- Avoir des qualités relationnelles et rédactionnelles.
SAVOIRS-FAIRE COMPORTEMENTAUX :
- Rigueur et esprit d'analyse, Savoir s'organiser dans son travail,
- Savoir travailler en équipe et au contact du public (animation, motivation d'équipe)
- Respecter le devoir de confidentialité,
- Discrétion.
SAVOIRS :
- Formation en droit public, Avoir connaissance de la réglementation en matière d'état-civil, de droit électoral et de droit funéraire,
- Avoir connaissance de l'organisation générale des services de l'administration et de l'environnement territorial,
- Maîtriser l'outil informatique (bureautique, logiciels métiers).
SAVOIRS - FAIRE:
- Savoir manager une équipe
- Avoir une expérience de l'accueil du public
- Savoir appliquer des procédures administratives et en assurer le suivi
- Avoir des qualités relationnelles et rédactionnelles.
SAVOIRS-FAIRE COMPORTEMENTAUX :
- Rigueur et esprit d'analyse, Savoir s'organiser dans son travail,
- Savoir travailler en équipe et au contact du public (animation, motivation d'équipe)
- Respecter le devoir de confidentialité,
- Discrétion.