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Organiser pour le Directeur et son équipe de direction la réception, le traitement et la circulation de letapos;information, des documents et des communications téléphoniques liées aux relations internes et externes detapos;un secrétariat detapos;une direction générale.
Organiser la gestion logistique (déplacements professionnels, organisation de réunions,).
Liaisons hiérarchiques :
-Directeur
Liaisons fonctionnelles :
-Toutes les directions fonctionnelles
-Autres établissements publics et privés
-Autorités de tutelle
-Président de la CME, chefs de pôle, Cadres de santé
-Président de la CSIRMT
Fonctions principales relevant du secrétariat de Direction commun à la Gouvernance
-Accueil et prise en charge téléphonique
-Traitement et orientation des appels et des messages téléphoniques
-Traitement et mise en forme de documents, rapports et courriers après validation du directeur
-Réception, traitement, suivi et envoi des e-mails
-Appui à letapos;organisation des instances hospitalières et extra hospitalières (GHT, GCS, )
-Gestion du planning de la direction
-Enregistrement, tri, diffusion, suivi, classement et archivages des documents : courriers, notes, rapports des documents du secrétariat de direction, du président de la CME et du Président de la CSIRMT
-Réservation et gestion des salles pour la direction.
-Gestion des fournitures du service et matériel de bureau
-Gestion des congés des directeurs et gardes de direction
-Gestion des évaluations des directeurs, primes fonction et résultat
-Suivi des comptes-rendus des comités de direction et comités de direction élargis
-Suivi annuaire interne (téléphone - email- organigrammes détaillés)
-Suivi des conventions liant letapos;établissement à des partenaires extérieurs et mise en forme
-Suivi des dossiers institutionnels (mise en forme, diffusion
-Appui auprès des dossiers relevant des affaires générales et des contentieux avec la DRH-AM, et Finances (veille juridique, suivi des dossiers, mise en forme juridique, archivages, prises de contact, etc)
-Assurer le secrétariat et les comptes-rendus des instances : Conseil de Surveillance, Directoire, Commission Médicale detapos;Établissement, Groupement Hospitalier de Territoire, CSIRMT, autres.
-Suivi de la politique detapos;archivage institutionnelle et des décisions de direction.
Horaires de travail :
Du lundi au jeudi : 08h30-12h00 et 13h30-17h30
Le vendredi : 08h30-12h00 et 13h30 et 17h00
Formation et expériences
-Bac+2 : secrétariat de direction Assistante de direction et administration générale
-Et/ Ou : Expériences significatives en milieu hospitalier, clinique, secteur de la santé, entreprise
Les informations de profil figurent dans le descriptif du poste.