Placé(e) sous l’autorité de la responsable du service population, vos missions seront :
• Accueillir, renseigner et orienter les administrés :
accueillir les administrés et les renseigner au téléphone ou en présentiel
légaliser des signatures et délivrer des copies conformes
• Assurer les missions d’officier délégué d’état civil :
apposer les mentions sur les registres d’état civil
mettre à jour les livrets de familles
dresser les actes d’état civil (reconnaissance, mariage, décès)
réceptionner les projets de mariage et de parrainage civil
délivrer des copies d’actes d’état civil
participer à la célébration des mariages
• Assurer la gestion annuelle des listes électorales :
Réceptionner les demandes d’inscription ou modification
effectuer les inscriptions, radiations, modifications sur les listes électorales
assurer le secrétariat (courriers aux administrés)
préparer et assister aux commissions administratives de révision des listes
• Participer à l’organisation des scrutins :
préparer le matériel électoral pour les bureaux de vote
assister la responsable de service dans l’organisation administrative des scrutins
assurer la permanence électorale ou la tenue d’un bureau de vote (selon les besoins du service) les dimanches de scrutin
• Participer à l’organisation du secteur « cartes nationales d’identité/passeports » :
faire une vérification quotidienne des demandes de titres
enregistrer les dossiers de CNI et passeports
assurer le suivi des rejets et compléments de dossiers sur le dispositif de recueil
assurer le suivi des retraits des titres
assurer le secrétariat (courriers, convocations)
gérer l’archivage des dossiers et des registres
être en relation avec l’ANTS (Agence Nationale des Titres Sécurisés), la Préfecture et le CERT
• Enregistrer les données pour le recensement militaire :
réceptionner les demandes de recensement
vérifier les données saisies sur le logiciel
clôturer trimestriellement les périodes de recensement
envoyer les données au Centre du Service National de Paris
• Recevoir et traiter les demandes concernant le cimetière :
renseigner les administrés et les intervenants
recevoir les demandes de travaux et d’achat / renouvellement de concession
traiter ces demandes en accord avec le conservateur du cimetière
communiquer avec les divers intervenants afin que les cérémonies se déroulent au mieux (Pompes Funèbres, conservateur et agents du cimetière, cabinet du Maire, Police Municipale…)
expérience dans le secteur administratif souhaitée
connaître le droit civil appliqué à l’état civil
savoir organiser son travail et gérer les priorités liées à l’accueil du public
avoir une bonne connaissance des outils informatiques
savoir utiliser les différents codes législatifs (CGCT, Code Civil, Électoral, Funéraire)
veiller à l’application des textes législatifs
savoir rédiger un courrier
savoir accueillir le public (renseignements, information, orientation)
savoir travailler en équipe
savoir gérer l’agressivité du public
avoir une culture du service public (neutralité, satisfaction, respect, image de la collectivité)
savoir établir des relations positives avec l’ensemble de ses interlocuteurs
savoir prendre des initiatives
faire preuve de rigueur, de dynamisme, de ponctualité et d’assiduité ; respecter le principe de confidentialité
SPÉCIFICITÉS DU POSTE :
Permanence le samedi matin (de 9h à 12h) et célébration des mariages le samedi par roulement
Présence les dimanches de scrutins
Poste à temps complet
CDD de 6 mois
Placé(e) sous l’autorité de la responsable du service population, vos missions seront :
• Accueillir, renseigner et orienter les administrés :
accueillir les administrés et les renseigner au téléphone ou en présentiel
légaliser des signatures et délivrer des copies conformes
• Assurer les missions d’officier délégué d’état civil :
apposer les mentions sur les registres d’état civil
mettre à jour les livrets de familles
dresser les actes d’état civil (reconnaissance, mariage, décès)
réceptionner les projets de mariage et de parrainage civil
délivrer des copies d’actes d’état civil
participer à la célébration des mariages
• Assurer la gestion annuelle des listes électorales :
Réceptionner les demandes d’inscription ou modification
effectuer les inscriptions, radiations, modifications sur les listes électorales
assurer le secrétariat (courriers aux administrés)
préparer et assister aux commissions administratives de révision des listes
• Participer à l’organisation des scrutins :
préparer le matériel électoral pour les bureaux de vote
assister la responsable de service dans l’organisation administrative des scrutins
assurer la permanence électorale ou la tenue d’un bureau de vote (selon les besoins du service) les dimanches de scrutin
• Participer à l’organisation du secteur « cartes nationales d’identité/passeports » :
faire une vérification quotidienne des demandes de titres
enregistrer les dossiers de CNI et passeports
assurer le suivi des rejets et compléments de dossiers sur le dispositif de recueil
assurer le suivi des retraits des titres
assurer le secrétariat (courriers, convocations)
gérer l’archivage des dossiers et des registres
être en relation avec l’ANTS (Agence Nationale des Titres Sécurisés), la Préfecture et le CERT
• Enregistrer les données pour le recensement militaire :
réceptionner les demandes de recensement
vérifier les données saisies sur le logiciel
clôturer trimestriellement les périodes de recensement
envoyer les données au Centre du Service National de Paris
• Recevoir et traiter les demandes concernant le cimetière :
renseigner les administrés et les intervenants
recevoir les demandes de travaux et d’achat / renouvellement de concession
traiter ces demandes en accord avec le conservateur du cimetière
communiquer avec les divers intervenants afin que les cérémonies se déroulent au mieux (Pompes Funèbres, conservateur et agents du cimetière, cabinet du Maire, Police Municipale…)