I Secrétariat général
Assurer le secrétariat du Maire et de la direction
* Accueil des administrés et analyse de leur demande
* Gestion du courrier et des mails (arrivée/départ) et élaboration des réponses
* Gestion des agendas - planification des rendez-vous et réunions
* Préparation des réunions
Assurer le secrétariat et la gestion des assemblées (CM/commissions),
en lien avec la DGS
* Préparation de l'organisation logistique des séances (CM et commissions permanentes)
* Rédaction des convocations, de l'ordre du jour
* Elaboration des délibérations, comptes rendus...
* Préparation des documents de présentation
* Télétransmission des actes au contrôle de légalité de la préfecture
* (plateforme Mégalis)
* Suivi des dossiers présentés en conseil municipal
* Mise à jour du recueil des délibérations et décisions
Assurer l'absence de la direction
* Suivi de la boîte mail DGS
* Suivi des rendez-vous à prendre
II - Communication
Réaliser une interface avec les autres services et les élus
* Circulation de l'information en interne
* Rédaction et transmission des notes de service
* Circulation et diffusion de l'information externe
Assurer la circulation et la diffusion de l'information
* Relation avec les autres collectivités et instances administratives extérieures
* Relation collectivité/administrés
* Presse
Organiser et préparer les réceptions municipales
* Mise à jour du planning annuel des évènements, réceptions, pots de la mairie
* Organisation et suivi des réceptions (invitations, planning, achats ...)
* Réassort du stock pour les réceptions
III - Service à la population (services : ccas, communication et accueil)
Gérer et organiser le service
* Gestion des plannings, congés et formations
* Encadrement des agents
* Organisation de l'activité du service
* Contrôle et évaluation des actions
* Suivi du budget
* Continuité du service à la population
Piloter l'organisation des élections
* Suivre la préparation des élections
* Contrôler l'organisation logistique et réglementaire
* Superviser
*
Toute autre activité nécessaire au bon fonctionnement du service public
Savoirs :
Procédures administratives
Instances, processus et circuits décisionnels des assemblées délibérantes
Principes de fonctionnement des administrations et des établissements publics
Secrétariat et bureautique
Techniques d'accueil
Informatique : Word - PowerPoint - Messagerie courriel
Expérience savoir faire :
Recueillir et exploiter des données avec méthode
Respecter la confidentialité des informations et des données
Cibler les attentes
Appliquer la réglementation et les procédures.
Réaliser la saisie de documents de formes et de contenu divers.
Intégrer les priorités dans la gestion quotidienne des activités
Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions
Élaborer des supports de communication
S'exprimer correctement oralement et par écrit
Se tenir informé de l'évolution réglementaire et législative
Rendre compte de son activité
Diffuser une information
Accueillir
Analyser
Se constituer un réseau
Orienter
Apporter une collaboration permanente en termes de secrétariat, d'organisation et de communication. Assurer l'interface entre les administrés et le maire, les élus et la direction.
Gérer et organiser le service à la population.