Management opérationnel du service :
• Participer à la bonne organisation du service pour une réelle mise en œuvre des orientations définies par les élus et la Direction,
• Participer à la recherche continue de la qualité du service rendu à la population,
• Assurer la mise à jour des procédures et accompagner les agents dans leur application et dans l’application des nouvelles réglementations
• Développer les outils de suivi de l’activité (tableaux de bord, statistiques)
• Assurer le suivi, l’animation et le contrôle de l’activité des agents du service (répartir et planifier le travail en fonction des contraintes du service)
• Gestion des plannings et des absences
Participation à la définition et à la mise en œuvre des orientations stratégiques en matière de population :
• Garant de l’accueil et l’information du public en organisant la circulation de l’information dans les équipes par tous les moyens appropriés,
• Assurer la qualité de l’accueil du public, développer les dispositifs de conseil et d’information sur les prestations délivrées, optimiser la gestion des flux et le temps d’attente
• Organiser et développer au besoin le relais de service publique
• Développer les procédures dématérialisées et les démarches en ligne et piloter les évolutions à intervenir,
Aide au suivi de dossier et mise en œuvre de projets :
• Proposer la mise en place de tableaux de bords de gestion,
• S’assurer de la qualité de l’information délivrée et de celle du traitement des dossiers instruits,
• Optimiser l’archivage du service,
• Veiller au traitement du courrier et des dossiers dans les délais impartis,
Veille réglementaire et juridique des missions liées au service :
• Veiller à l’évolution réglementaire et sa mise en application – Diffusion du contenu à l’ensemble du service et mise à jour des procédures
Etat civil
• Organiser et suivre les dossiers relatifs à l’état civil (naissance, baptême, mariage, pacs, décès, changement de nom, livrets de famille, mention, etc)
• Assurer la sécurisation administrative et juridique des actes,
• Être garant de la tenue administrative des registres d'état civil
• Assurer les fonctions de l’Etat Civil délégué (délégation de signature)
Cimetière
• Veiller à la bonne gestion du cimetière communal et des concessions
Election
• Chargé de suivre la préparation et l’organisation des scrutins électoraux comme les opérations de révision de la liste électorale
Savoir et Savoir-Faire
- Connaissances solides règlementaires en matière du code civil, de droit électoral et de droit funéraire
- Maîtrise des procédures administratives
- Management de proximité, organisation de service.
- Maîtrise des outils informatiques (bureautique et applicatifs métiers)
- Capacité à s'adapter à des situations variées et à ajuster ses comportements en fonction du type d'interlocuteur
Aptitudes/qualités
Qualités relationnelles et d’écoute (pédagogie)
Qualités rédactionnelles
Aptitude au travail en transversalité
Réserve, discrétion, confidentialité et sens du service public
Rigueur et organisation
Esprit d’initiative et de décision
Sous l’autorité du responsable du pôle administratif, vous pilotez, encadrez et coordonnez et supervisez l’ensemble des activités du service, composé de 4 agents : Relais de Service Public, Accueil, Etat civil, Recensement militaire, Elections, Funéraires, occupations du domaine public et réglementation générale de proximité (débit de boissons temporaires, chien dangereux, etc).
Vous mettez en œuvre les orientations et les priorités définies par l'équipe municipale, traitez les dossiers complexes ou sensibles et accompagnez les services dans une démarche de qualité (satisfaction des usagers, réduction des délais d'attente, qualité du traitement des demandes, etc).
Temps complet (37,5 heures avec RTT)
Grades de recrutement :
- Adjoint administratif principal de 1ère classe (C)
- Rédacteur (B)
ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL
Pics d’activités liés aux scrutins électoraux
Gestion directe d’usagers mécontents
Changements réglementaires fréquents nécessitant une remise à jour permanente des connaissances juridiques