Accueil du public et accueil téléphonique
Gestion administrative de la commune :
* Etat civil (enregistrement et rédaction des actes (naissances, mariages, décès, mentions), suivi des dossiers de PACS, gestion des registres...)
* Elections (gestion de la liste électorale (inscription et radiation))
* Recensement citoyen
* Cimetière (gérer les demandes de travaux des entreprises prestataires, accueillir et renseigner le public sur l'organisation et le fonctionnement du cimetière...)
* Rédaction des discours du Maire
* Correspondance diverse (gestion du courrier et des mails)
* Gestion et suivi de la Journée Citoyenne
* Suivi des demandes de location de garnitures, chapiteaux et sonorisation
* Gestion, suivi de la dotation de sacs de tri et biodéchets et consommation par foyer et distribution
* Gestion des anniversaires et des anniversaires de mariage avec distribution des cartes dans le village
* Suivi des fêtes et cérémonies
* Gestion et suivi de l'agenda des élus
* Commission Communale des impôts Directs
Missions annexes :
* Gestion du fichier population (Recensement des arrivées et des départs)
Missions ponctuelles :
* Comptabilité M14 : Mandats, Titres, P503, Amortissements...
* Gestion de la paye
* Remplacement de la secrétaire de mairie sur l'ensemble des tâches (Conseil Municipal, Ressources Humaines, Gestion des pompiers...)
Savoirs :
* Connaissance du Code de l'Urbanisme, du PLUi, de la nomenclature M14, du Code Electoral
* Règles communes à la rédaction des actes d'Etat Civil, procédures relatives aux mariages et au PACS, Code Civil
* Maîtrise de l'outil informatique (word, excel, outlook, logiciels de la gamme COSOLUCE, logiciel Cimetière (CEGID EKSAE), logiciel Cadastre/Chasse (MATRIX)
Savoir-faire :
* Bâtir une relation de confiance avec le personnel administratif et les élus
* Veiller à la réactivité et à la qualité des services rendus
* Capacité rédactionnelles (rédaction de compte-rendus, de courriers...)
* Capacité à organiser les tâches en appliquant un échéancier pour chaque action (anticipation, prise d'initiatives)
* Respect des délais réglementaires
* Gestion de la polyvalence et des priorités
Savoir-Être :
* Maîtrise parfaite de l'outil informatique, des règles et usages de l'orthographe et du sens de la rédaction
* Qualité relationnelles et rédactionnelles
* Rigueur, méthode et prise d'initiative
* Polyvalence, discrétion et autonomie (savoir gérer les priorités)
* Capacité d'analyse et de synthèse, sens de l'organisation
* Sens du contact et de la communication
* Technique de gestion de conflits
Maitrise de l'allemand et de l'alsacien souhaitée
Expérience sur un poste similaire et connaissance du fonctionnement des collectivités obligatoire
La commune de NIEDERHERGHEIM recrute un agent d'accueil chargé de l'accueil du public et du secrétariat général à temps complet. L'agent administratif recruté(e) sera placé(e) sous l'autorité directe de la secrétaire générale et du Maire.
Il s'agit d'un emploi permanent, ouvert aux fonctionnaires, mais il peut être pourvu par un agent contractuel de droit public sur le fondement de l'article 3-3 de la loi n° 84-53 du 26 janvier 1984.