Suivre les agendas des élus
Transmettre les convocations, invitations aux différentes réunions et manifestations
Assurer un suivi des actions et demandes du Maire vis-à-vis des élus et des agents
Enregistrer le courrier sur MAARCH
Rédiger les courriers divers
Saisir les demandes d’interventions auprès des services techniques sur le logiciel E-Atal : référente E-Atal du cabinet du Maire
Être en soutien à la secrétaire du Maire et à la Cheffe de cabinet
Être en lien les différents organismes et institutions partenaires de la collectivité (CCGST, Département, Région, Préfecture…)
Etablir un lien avec les prestataires
Être en charge des évènements (apéritifs de la ville, vœux du maire…) :
o Passer les commandes
o Recruter en interne
o Organiser le jour J
Informer les administrés
Être force de proposition (relations avec les administrés, image du Maire)
Le savoir être
Faire preuve de polyvalence
Sens de la diplomatie
Capacités rédactionnelles
Sens de la discrétion
Sens de la méthodologie
Disponibilité et réactivité
Savoir faire :
Connaissances des instances et processus de décision de la collectivité
Pack office + outils collaboratifs
Veille informelle
Contraintes liées au poste :
Horaires irréguliers, amplitude variable
Implication importante, discrétion, loyauté
Assurer le bon fonctionnement du secrétariat des élus, en étroite collaboration avec le Maire, le DGAS et la Cheffe de cabinet du maire