Accueil physique et téléphonique (accueil, orientation, renseignement)
Gestion du courrier et courriels (réception, distribution et expédition)
Pré-réservation des salles, visite et gestion administrative des locations de salles pour les particuliers.
Aide aux usagers pour les démarches administratives en ligne
Gestion du service affaires scolaires
o Restauration : commande, gestion inscriptions, facturation
o Régie : réception des règlements, enregistrements logiciel, relance, arrêt de régie, relation avec la Trésorerie
o Ecoles : inscriptions pour écoles de la commune
o Transports scolaires : information, remise des cartes, relation avec le Conseil Départemental
Il est possible que l'agent soit appelé, en fonction des nécessités de service ou de l'évolution de la structure, à remplir d'autres missions non citées précédemment.
Tout agent du service public est réquisitionnable à tout instant pour faire face à des évènements extérieurs d'intérêt public
Contacts directs et permanents avec le public
Echanges réguliers avec les services de la commune et avec le chef de service
Relations avec les partenaires extérieurs
Grande disponibilité vis-à-vis des usagers avec risques de tensions dans la relation au public/adaptabilité accueil physique-téléphonique
Rigueur
BEP Secrétariat
BAC + formation
ou expériences équivalentes sur un poste similaire.
Connaissances :
Techniques de secrétariat
Logiciels de bureautique
Organisation et activités des services
Environnement et connaissances sur la commune
Fonctionnement du standard téléphonique
Notions de pédagogie et technique d’écoute
Techniques de résolution des conflits
Gestion du stress et comportement face à l’agressivité
Orthographe, langue française
Applications informatiques de bureautique
Capacités à :
Accueillir le public
S’exprimer clairement
Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
Identifier et gérer la demande et son degré d’urgence
Gérer les conflits
Trier, classer, archiver
Saisir et actualiser une base d’informations
Rédiger des documents administratifs
Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
Expliquer le cadre réglementaire
Esprit d’équipe
Rigueur
Le/La Chargé.e d’accueil accueille, oriente, renseigne le public (accueil physique et téléphonique).
Il/Elle représente l'image de la commune auprès des usagers.
Il/Elle assure la gestion du courrier et courriel.
Il/Elle assure la gestion du service administratif de la restauration scolaire et de la facturation des services périscolaires.
Il/Elle assure le suivi des locations de salles aux particuliers.