Gestion du secrétariat du pôle, accueil physique et téléphonique des administrés, de partenaires extérieurs et des élus délégués à l’urbanisme et aux travaux. (mission 1)
Accueil physique et téléphonique du public, des entreprises et des partenaires professionnels (écoles, associations)
Renseigner sur des questions d’urbanisme, de foncier, de travaux (en projet ou en cours), d’enquêtes publiques, d’offres de logements et de terrains.
Enregistrer les messages et les transmettre, en étant force de proposition pour les projets de réponse.
Mise à jour du site Internet de la Commune pour le compte du service urbanisme.
Réception et enregistrement du courrier reçu, tri et distribution.
Suivi des courriers du pôle : mise à la signature, copie et expédition.
Mise en forme et édition de documents complexes (études notamment).
En lien avec les agents référents : suivi, classement, voire archivage des dossiers d’urbanisme (PLU, PC, PA, DP, CU).
Gestion des absences (congés et ARTT) des agents du service.
Commande de fournitures courantes.
Suivi hebdomadaire des agendas des directeurs, et des agents chargés de l’instruction.
Assurer la coordination et le suivi des dossiers en lien avec la Métropole et autres collectivités publiques quant aux documents d’urbanisme à planifier. (mission 2)
Vérification du contenu des dossiers de demande d’autorisations d’urbanisme.
Enregistrement des dossiers, DOC, DAACT, DIA, CU sur prologiciel Cart@ds.
Mise à la signature des arrêtés, classement des pièces, affichage de la décision et transmission à la Préfecture
Coordination et suivi de la planification des documents d’urbanisme (SCOT, PLUi, PLU…) en lien étroit avec les collectivités publiques partenaires : suivi des réunions, organisation des rendez-vous, élaboration de comptes-rendus.
Savoir :
Connaître le fonctionnement, l’organisation et l’environnement de la collectivité et, notamment, ses processus décisionnels.
Connaître l’utilisation des outils informatique et bureautique et les règles de rédaction administrative, connaitre les bases en urbanisme.
Connaître les techniques de communication orale et écrite, et outils d'organisation de l'activité.
Connaître les instances, circuits et processus de décision.
Savoir gérer son temps et les priorités
Savoir-être :
Sens de l’accueil, du contact et du travail en équipe
Organisation, méthode, rigueur
Être capable d’accueillir tout public en s’adaptant à son interlocuteur
Savoir analyser une situation, enregistrer l’information, transmettre la demande et rendre compte
Respect la confidentialité
Niveau BAC à BAC + 2
Expérience préalable en collectivité requise : 3 ans d’expérience professionnelle
Gestion du secrétariat du service urbanisme, accueil physique et téléphonique des administrés, de partenaires extérieurs et des élus délégués à l’urbanisme et aux travaux. (mission 1)
Assurer la coordination avec la Métropole et autres collectivités publiques quant aux documents d’urbanisme à planifier. (mission 2)