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Activités principales
L’assistant(e) a en charge :
- le suivi administratif des étudiant.es et des enseignant.es affectés à l’Académie ;
- le suivi et la gestion des dossiers des étudiant.es et des enseignant.es ;
- le traitement des demandes de bourses ;
- l’organisation de l’accueil des intervenants extérieurs et jurys (déplacements et embauches) ;
- l’établissement de données statistiques, réaliser le suivi des enquêtes ministérielles ;
- l’accueil du public (renseignements) et accueil lors des master-classes, conférences et concerts programmés pendant la saison de l’Académie ;
- la rédaction, saisie et mise en forme de documents et courriers, délivrer des attestations diverses ;
- la gestion des courriers entrant et sortant ;
- Classer et archiver des documents administratifs ;
- l’organisation des élections étudiantes, des commissions pédagogiques et des commissions vie étudiante.
- Être RIU (Responsable informatique unique) pour l’Académie ;
- Participer à la préparation de la rentrée (établissement des effectifs, organisation des inscriptions pédagogiques et administratives, etc.) ;
Il (elle) participe également :
- à l'organisation de la mobilité Erasmus des enseignant.es et des étudiant.es en relation avec le service concerné de la HEAR ;
- à l'organisation des concours d'entrée et des examens (organisation de la venue des membres de jury, convocations, etc.) ;
- Échanger des informations de toute nature avec les enseignant.es, intervenants, étudiant.es, partenaires, fournisseurs ;
- Engager des dépenses auprès des fournisseurs (bons de commande) ;
- Alimenter la base de données du logiciel de scolarité ;
- Ponctuellement, suppléer l’assistant.e scolarité et action culturelle en cas d’absence ou selon les nécessités de service.
En outre, il (elle) intervient en tant que référent.e ressources humaines de l’Académie supérieure de musique et, à ce titre, a pour missions :
- la rédaction des lettres d’engagement des agent.es non titulaires (vacataires) ;
- la gestion de la paie des agent.es vacataires et des contrats d’artiste de courte durée.
Enfin, il (elle) gère l’encaissement des droits de scolarité et d’inscription en tant que régisseur mandataire de recettes.
Il (elle) travaille en lien fonctionnel avec les services de la HEAR compétents selon les domaines (services scolarité, ressources humaines, finances, communication, relations internationales notamment).
Horaires fixes,
Interventions occasionnelles en soirée ou le week-end,
Congés à prendre pendant les vacances scolaires de l’établissement.
SAVOIRS
- Bonne connaissance des collectivités territoriales et de leurs établissements ;
- Bonne connaissance du milieu culturel, en particulier celui de la musique et de l’enseignement artistique ;
- Maitrise de l'anglais exigée / maîtrise de l'allemand appréciée
- Connaissance des enjeux de l’enseignement supérieur appréciée
SAVOIR-FAIRE
- Qualités rédactionnelles avérées ;
- Polyvalence administrative ;
- Connaissances des techniques de communication ;
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel).
SAVOIR-ÊTRE
- Qualités relationnelles et sens du travail en équipe
- Accueil du public
- Rigueur : organisation et méthode
- Autonomie : sens de l’initiative, polyvalence, gestion des priorités
Profil recherché :
• Bac + 2 ou équivalent
• Connaissance de l’enseignement supérieur de la musique
• Formations complémentaires : Excel niveau intermédiaire, avancé/Word niveau avancé/Taïga/Anglais/Sensibilisation aux VSS/1ers secours en santé mentale/SST/Incendie extincteur/travail devant écran.
Sous l’autorité de l’Administrateur.trice de la HEAR – Académie supérieure de musique, en lien avec le.la Conseiller.ère aux études supérieures en musique, le.la Conseiller.ère aux études supérieures en pédagogie et l’Assistant.e scolarité et action culturelle, l’Assistant.e administration et scolarité travaillera en lien fonctionnel avec les services de la HEAR compétents selon les domaines : Académie supérieure de musique, ressources humaines, finances, scolarité, relations internationales, informatique.